ISO 9000:2000
Planejando a transição

Esse conjunto de dicas e sugestões foi eIaborado pelo LRQA com o objetivo de ajudar sua empresa a realizar organizada e eficientemente a transição para a nova norma.

Estágio 1 - Obtendo informações

Nesse estágio, procure obter informações sobre:

• quais mudanças precisam ser feitas;
• as grandes áreas e a direção das mudanças;
• os princípios que suportam as mudanças;
• as especificações e requisitos da norma.

Todas as empresas certificadas ou em processo de certificação na norma ISO 9000 deverão entender não apenas o que a nova versão diz, mas, também, os princípios que a suportam. Sem esse aprofundamento, os detalhes perderão sentido. Assim, é preciso analisar as diferenças entre a versão atual e a nova, o novo conteúdo e o impacto, em termos gerais, que poderão ter em seu negócio.

Estágio 2 - Planejando a implementação

Será necessário elaborar um Plano de Implementação. O melhor caminho é considerar essa tarefa como um projeto e utilizar ferramentas e técnicas para gerenciamento de projetos.

Forme uma equipe de projeto para realizar o planejamento e implementar as mudanças.

Certifique-se de que representantes da alta direção estejam envolvidos para que os benefícios potenciais da nova versão sejam plenamente atingidos. Isso ajudará a aproximar o sistema do corpo executivo e, dessa forma, o sistema de gestão poderá tornar-se uma poderosa ferramenta que oferecerá benefícios reais ao negócio.

Estágio 3 - Gap Analysis

Um Gap Analysis promove a análise da distância entre a situação atual (versão 1994) e a pretendida (versão 2000) de forma a tender aos requisitos da nova versão. Sua equipe de projeto pode fazer isso.

O LRQA pode fornecer apoio verificando seus achados ou, se sua empresa preferir, poderemos realizar o Gap Analysis completo, emitindo um relatório detalhado.

Esse exercício é comandado por sua empresa e segue as informações levantadas no Estágio 1.

Estágio 4 - Identificando lacunas (gaps) específicas

A nova versão enfatiza todos os processos que assegurem o atendimento à satisfação e expectativas do cliente, dificultando, assim, que as empresas ignorem certas partes de suas operações quando essas partes estiverem intimamente ligadas ao atendimento às necessidades e expectativas do cliente.

Se a empresa já sabe quais são os processos que são fonte primária da satisfação ou insatisfação dos clientes e que atualmente se encontram fora do sistema de gestão da qualidade, então, na versão ISO 9000:2000, a necessidade de englobar esse processo deverá ser reconsiderada (Exemplos: departamento de projetos, instalações ou serviços de pós-venda).

Estágio 5 - O Plano de Implantação

Uma vez que o Gap Analysis tenha sido realizado e os impactos específicos, identificados, comece a formular um Plano de Implementação. É nessa etapa que as ferramentas e técnicas para gerenciamento de projetos entrarão em cena. Usadas eficientemente, ajudarão a assegurar que as mudanças sejam completadas a tempo e dentro do orçamento previsto.

Como em qualquer projeto, os fatores fundamentais de sucesso incluirão a utilização de recursos adequadamente treinados, definições claras, alocação de autoridade, de responsabilidade bem como a definição e monitoração de cronogramas realistas.

Cronogramas

A contar de hoje, restam dias úteis até a data limite para o desaparecimento da versão atual da norma (14 de dezembro de 2003). Verifique se, de acordo com a sua empresa, o tempo que resta ainda é suficiente para implementar as mudanças necessárias e comprovar sua eficácia.

Entretanto, sugerimos que sua empresa procure não deixar para a última hora, pois, algumas empresas poderão decidir por adotar essa mudança como uma oportunidade para revisar seu sistema de gestão da qualidade para conquistar plenamente seus benefícios. Isso acarretará uma grande quantidade de trabalho e, consequentemente, de tempo, também.

Para outras, talvez seja necessário promover mudanças significativas para atender aos requisitos da nova versão, demandando, assim, mais tempo.

Treinamento

O LRQA desenvolveu e oferece cursos e treinamentos que poderão auxiliar sua equipe de projeto e a alta direção a estarem adequadamente treinadas e informadas para realizar a transição. É ainda recomendável que os representantes de empresas considerem sua participação nesses cursos e treinamentos como parte do Estágio 1.

Os cursos estão disponíveis nas modalidades 'Abertos' e 'Fechados'.

Como conquistar comprometimento

Para que sua organização conquiste plenamente os benefícios da nova versão, é importante que haja compartilhamento de posse associada a comprometimento por parte de todos os colaboradores da empresa. As pessoas devem estar plenamente informadas e possuir total entendimento das idéias básicas da ISO 9000:2000.

Comunicar essas mudanças internamente é importante. Há um grande número de ferramentas que a companhia pode usar para disseminar o conhecimento - notas, reuniões de trabalho, seminários, informativos internos, quadros de informações, entre outros.

Entretanto, o comprometimento da alta direção permanece o elemento essencial para o processo, sem o quê o sistema de gestão poderá jamais alcançar seu potencial.