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Procedimentos para a Certificação

BRC Food - Nota de Instruções Técnicas

Visão geral

Neste informativo, explicamos as principais fases do processo de auditoria do LRQA da norma do British Retail Consortium (BRC) Global Standard - Food, versão 5, que vamos referir a seguir como "Padrão Global".

Na preparação para a visita de auditoria, você deve ter uma cópia da norma BRC Global Standard - Food Issue 5. Você pode obter a norma pelo telefone, telefone +44 (0) 870 243 0123 ou pela internet no website www.tso.co.uk/bookshop/brc.
O LRQA irá preparar um resumo das não-conformidades durante a visita de auditoria, indicando onde o sistema não atende aos requisitos da norma, se for o caso. Emitiremos um relatório formal completo após a visita. Se você passa pela a auditoria com sucesso, lhe será concedido o certificado. Uma vez recebida a certificação, anualmente será realizada nova visita para acompanhamento e manutenção da sua aprovação.

Vamos discutir e acordar previamente com você a visita, as datas de início e término, a equipe de auditoria,a duração das visitas, e os locais que serão visitados e avaliados.

Realização da Auditoria

Nosso auditor começará a visita com uma reunião de abertura. Nesta reunião, será:

• explicado a abordagem de avaliação do LRQA para a sua equipe de gestão
• solicitado de uma introdução à sua empresa, e
• acordado o plano de visita com você

O auditor irá então:

• rever o seu sistema de qualidade,  seus procedimentos, e o(s) estudo(s) de APPCC
• avaliar a eficácia da implementação do sistema documentado e procedimentos e
• realizar uma inspeção das instalações

  Vamos realizar a auditoria com base na lista de verificação que faz parte do Padrão Global que inclui:

• o plano e a implementação do sistema APPCC
• o sistema de gestão da qualidade documentado e eficaz

o controle dos padrões das instalações da fábrica, produtos, processos e empregados.

Conformidade com o Padrão Global

Iremos graduar as constatações da auditoria, em conformidade com os requisitos do cláusula 8 do Protocolo do Padrão Global.

• Crítica - uma falha crítica de cumprimento de uma segurança dos alimentos ou a questão legal. Não podemos conceder um certificado de aprovação até que você forneça provas satisfatórias de que você implementou uma ação corretiva em todas as não-conformidades críticas. Se for identificada uma não conformidade crítica contra uma cláusula fundamental do padrão global, só podemos atribuir um certificado de aprovação após uma re-avaliação completa. 
• Maior - uma falha substancial que fere as exigências de uma declaração de intenções e de qualquer cláusula obrigatória do padrão. Só podemos atribuir um certificado de aprovação quando você fornece evidências satisfatórias de que você implementou uma ação corretiva para todas as não-conformidades maiores. Se for constatada uma não conformidade maior contra uma cláusula fundamental do padrão global, só podemos atribuir um certificado de aprovação após uma re-avaliação completa.
• Menor - o cumprimento absoluto da declaração de intenção e das cláusulas mandatórias não foi demonstrado, mas baseado em evidências objetivas, a conformidade da segurança do produto e dos requisitoslegais não está em dúvida. Podemos atribuir um certificado de aprovação quando você apresentar evidência suficiente para nós que você tenha tomado ou planejado ações corretivas para todas as não-conformidades menores.  

Reunião de Fechamento

Na reunião de encerramento, o auditor irá:

• apresentar um resumo verbal da visita, e quaisquer não-conformidades levantadas durante a visita
• confirmar o método escolhido para a verificação das ações corretivas em qualquer não-conformidades, e indicar quais as evidências objetivas serão necessários para a verificação
• confirmar que um certificado de aprovação somente será autorizado após o LRQA ter verificado definições de  ações corretivas para não-conformidades e procedeu a uma revisão técnica completa e independente do Relatório de Auditoria do BRC.
• indicar a graduação provisória da auditoria, com base nos requisitos definidos no apêncide 4 da norma. O método de verificação da ação corretiva dependerá da graduação da auditoria. Se uma graduação C provisória for indicada, o auditor irá acordar uma visita de acompanhamento dentro de 28 dias. Se a graduação D é dada, o auditor irá discutir medidas para uma completa re-auditoria.
• Solicitaremos o seu acordo para quaisquer não-conformidades levantadas. Isto confirma que elas são um verdadeiro reflexo dos dados apresentados durante a auditoria.

Após a Visita

O auditor irá completar o relatório da visita fora do local. Este relatório irá fornecer feedback sobre a conformidade com cada seção da lista de verificação da auditoria. Vamos enviar uma cópia para você quando a ação corretiva for verificada e revisão técnica for concluída.

Verificação de Ação Corretiva

Para todas as não-conformidades, exceto em circunstâncias excepcionais, o auditor que fez a auditoria verificará a(s) ação(ões) corretiva(s).

Se nós levantarmos não-conformidade(s) crítica(s), você deve tomar ações corretivas imediatamente e temos que verificar as ações tomadas antes de concedermos a certificação. Somente podemos verificar uma ação corretiva em uma visita de reavaliação completa.

Se tivermos graduado a organização como classe C no relatório da auditoria, a ação corretiva só pode ser verificada numa visita de acompanhamento in loco.

Se tivermos levantado tanto não-conformidades maiores quanto menores, pode-se verificar a(s) ação(ões) corretiva(s) por uma revisão remota ou por uma nova visita. Uma re-auditoria completa não é necessária a menos que uma não conformidade maior for constatada contra uma cláusula fundamental do padrão global. O auditor irá determinar o método adequado de verificação, acordar uma data para a verificação com você, e confirmar isso no relatório de auditoria.

Em circunstâncias normais, você deve completar a ação corretiva no prazo de 28 dias a contar da data da auditoria.

Em circunstâncias excepcionais, podemos estender esse tempo até o máximo de três meses. Tal situação pode acontecer quando a ação corretiva não pode ser razoavelmente esperada para ser concluída no prazo de 28 dias (como quando é necessário despesas de capital).

A definição acima assume que você envie ao auditor a documentação comprobatória de um plano de ação corretiva. Durante o período de três meses, você deve demonstrar progressos significativos sobre o respectivo plano de ação. Se não pudermos verificar uma ação corretiva no prazo de três meses, então uma re-auditoria completa será necessária antes que possamos emitir o certificado de aprovação. Se você não tiver realizado a(s) ação(ões) corretiva(s) dentro do prazo acordado, não poderemos emitir o certificado de aprovação.

Se só tivermos levantado não-conformidades menores e se, na opinião do auditor, você conduziu a(s) não-conformidade(s), mas as ações corretivas não foram totalmente implementadas, o auditor irá documentar no registro de não conformidade, mas deixará aberta a(s) não-conformidade(s) para assegurar que verificaremos a(s) ação(ões) corretiva(s) na próxima visita de auditoria de manutenção. Nestas circunstâncias, o revisor técnico poderá considerar a(s) não-conformidade(s) foram conduzidas.

Nota:   Se você não tomar uma ação corretiva de acordo com esses critérios, não poderemos emitir o certificado de aprovação inicial ou, no caso da organização já estar certificada, teremos que suspender ou revogar o certificado de aprovação vigente.

Revisão Técnica

Todos os relatórios estão sujeitas a uma revisão técnica independente. O revisor técnico é o único responsável pela decisão de autorizar um certificado de aprovação. Após uma análise satisfatória, será emitido o certificado de aprovação, indicando o grau e o escopo da certificação.

Visitas de re-auditoria em Curso

Certificados de aprovação baseado neste esquema estão sujeitos a visitas de re-auditoria. O número de dias para ambas as visitas de auditoria: a primeira de certificação e as subsequentes de acompanhamento/manutenção é o mesmo, pois cada visita requer uma avaliação completa contra o padrão global.

A freqüência das visitas de re-auditoria pode ser cada 6 meses  ou 12 meses e é determinada pela graduação da aprovação e os resultados da auditoria inicial. Isso está definido na seção 12 do protocolo do padrão global.

Se uma não-conformidade crítica, ou uma não-conformidade maior é constatada contra um requisito fundamental, durante a auditoria de acompanhamento/manutenção a cada 6  ou 12 meses, é obrigatório recolhermos imediatamente o certificado. Somente podemos re-emitir o certificado depois de uma completa re-auditoria. Você deve informar seus clientes sobre qualquer alteração da situação de sua certificação. O LRQA pode exigir evidências de que você tenha feito isso.

Certificado
Novas Aprovações

Se você preencher os requisitos, sem não-conformidades pendentes, será emitido um certificado de aprovação. Isso será válido por 6 ou 12 meses a contar da data da avaliação inicial, mais 42 dias.

Se você não atender aos requisitos e há algumas não-conformidades pendentes,  autorizaremos um certificado de aprovação somente após verificarmos a ação corretiva. O certificado será válido a partir da data da verificação, até completar 6 ou 12 meses da avaliação inicial, mais 42 dias.

Re-auditoria

Realizaremos re-auditorias semestrais ou anuais ou antes da data de expiração indicada no seu certificado de aprovação vigente (que é normalmente 6 ou 12 meses da avaliação inicial). Normalmente, vamos realizar a re-auditoria duas semanas antes da data de expiração do seu certificado vigente.

Se você preencher os requisitos, sem não-conformidades pendentes, o certificado de aprovação será emitido. O certificado será válido por 6 meses ou 12 meses a contar da data de expiração do certificado anterior.

Se você não cumprir os requisitos e falhar na tomada da(s) ação(ões) corretiva(s), o certificado prescreverá e você não poderá reivindicar a aprovação.

Auditorias não anunciadas opcionais

O padrão global BRC para Segurança dos Alimentos versão 5, permite (pela primeira vez) a opção de ter visitas não anunciadas. A base deste esquema é definido na seção 13 do Protocolo do Padrão Global. O LRQA pode fornecer este serviço a todos os clientes que obtiveram graduação A ou B como resultado da última auditoria realizada contra o padrão global versão 5. A auditoria não anunciada será realizada sem aviso prévio e em qualquer momento dentro do período de 12 meses do certificado existente. A auditoria será uma auditoria completa contra todos os requisitos do padrão global. Os critérios de classificação para a auditoria será idêntico ao da auditoria anunciada, mas o certificado vai mostrar o a graduação A, B ou C. O certificado existente será revogado e a data de vencimento da próxima visita sera com base na data da auditoria não anunciada. Qualquer empresa que tiver graduação C cairá no esquema de auditoria não anunciada e terá uma visita não anunciada dentro de 6 meses da auditoria não anunciada. Você pode optar por sair do esquema de visita não anunciada, mas terá que informar o LRQA no momento da sua última auditoria.

Suspensão e Recolhimento

Somos obrigados a iniciar a suspensão e recolhimento do certificado se:

• constatarmos uma não conformidade crítica, em qualquer visita
• constatarmos não conformidade maior contra uma cláusula fundamental em qualquer visita
• confirmarmos as informações que chegaram ao nosso conhecimento a respeito de cumprimento com os requisitos legais ou a segurança dos produtos abrangidos pela certificação com LRQA.

Amostragem

É importante ressaltar que mesmo que um problema não seja identificado em um processo ou atividade, isto não necessariamente significa que não existam problemas. Como o trabalho de auditoria é baseado em técnicas de amostragem, estatisticamente existe sempre a possibilidade que problemas não sejam identificados durante a auditoria. Este conceito aplica-se também quando a própria organização audita o seu sistema de gestão.

Confidencialidade

Não divulgaremos qualquer informação que obtivermos sobre sua organização, incluindo o conteúdo dos relatórios, a qualquer outra parte sem o seu consentimento por escrito, exceto se exigido pelo organismo de acreditação ou de acordo com nosso contrato com o BRC.

Para ajudar a LRQA a apresentar os relatórios diretamente aos supermercados designados, pediremos para você preencher um formulário de autorização, para permitir que o LRQA divulgue o relatório para eles, ou para confirmar que o relatório não deve ser distribuído.

Registre-se BRC Global

De acordo com os termos do contrato do BRC com os organismos de certificação, o LRQA é obrigado a enviar ao BRC uma cópia em PDF do certificado, com nome e endereço da empresa certificada. O BRC cobra uma taxa de administração de £ 75 para inserir os detalhes no registo. LRQA repassará esse encargo para os clientes.

Acreditação

O LRQA é acreditado pelo UKAS – United Kingdom Unido Accreditation Service, para auditorias BRC Food segundo a norma EN45011.

Mais informações

Para saber mais sobre como o LRQA pode ajudar a aumentar o desempenho e reduzir o risco, visite nosso website www.lrqa.com.br.
Para mais informações sobre as normas BRC Global, consulte o website www.brc.org.uk.

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Foi tomado todo o cuidado para que o teor desta Nota de Informação ao Cliente fosse preciso na ocasião de sua emissão. No entanto, os requisitos em que este documento se baseia estão sujeitos a alterações e, se tiver dúvidas, por favor procure o seu escritório local para assegurar-se de que dispõe da última versão.