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Procedimentos para a Certificação

Norma Técnica BRC para Empresas Fornecedoras de Produtos Alimentícios a Varejo com Marca Comercial - 3a Edição

Esta nota de instruções descreve a estratégia de implementação e os processos envolvidos na prestação do Serviço de Avaliação BRC de Alimentos do LRQA. Em conjunto com a edição dos procedimentos revisados do LRQA e os modelos para relatórios, e a Nota de instruções Técnicas BRC 2002/1, este documento permitirá que todos os Avaliadores BRC atualmente qualificados façam avaliações BRC contra a 3a Edição da Norma.

1.0 Histórico

A Norma Técnica BRC 2a. Edição foi revisada e re-emitida em 22 de abril de 2002 e encontra-se agora na 3a Edição.

A Norma Técnica BRC 2a. Edição deixou de vigorar em 31 de agosto de 2002.

A partir de 31 de julho de 2002, todas as avaliações devem ser feitas segundo a Norma Técnica BRC 3a Edição.

A Norma Técnica BRC 3a. Edição pode ser obtida de The Stationery Office, telefone +44 (0)870 600 5522 ou na Internet em www.tso.co.uk/bookshop.

Para os fins dessa Norma, os Auditores do LRQA serão mencionados como Avaliadores.

Ao longo desta Nota de Instruções, a Norma Técnica BRC para Empresas Fornecedoras de Produtos Alimentícios a Varejo com Marca Comercial - 3a Edição será denominada BRC3.

1.1 Credenciamento

O LRQA Coventry requereu uma extensão do seu credenciamento UKAS EN45011 para incluir a Norma Técnica BRC 3a Edição.

O credenciamento RvA também pode ser obtido. Existe um acordo bilateral para a EN46011 entre a RvA e a UKAS, o que removeria eventuais obstáculos para a aceitabilidade dos certificados RvA.

No Reino Unido, a extensão do credenciamento será analisada na próxima visita de manutenção da UKAS (programada para março de 2003) ou antes, se possível. A UKAS e a BRC declararam que o credenciamento de todos os Organismos de Certificação será concedido ao mesmo tempo, a fim de garantir que nenhum deles obterá vantagens comerciais pela oferta antecipada de certificados. Isto é previsto para agosto de 2003.

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1.2 Data Efetiva

• Depois de 31 de julho de 2002, todos os fornecedores devem ser auditados contra a 3a. Edição da Norma.
• Os certificados credenciados segundo a 2a. edição da Norma serão aceitos pelos varejistas para visitas de avaliação feitas antes de 31 de julho de 2002.
• Os varejistas aceitarão certificados credenciados segundo a 3a. edição da Norma a partir de 22 de abril de 2002. No entanto, como haverá um período antes de todos os Organismos de Certificação estarem credenciados, os certificados NÃO CREDENCIADOS segundo a 3a. edição da Norma serão aceitos por eles, DESDE QUE o Organismo de Certificação tenha requerido o credenciamento EN45011.

1.3 Implementação pelo LRQA

Os Procedimentos e Requisitos para Relatórios do LRQA foram atualizados de modo a refletirem as alterações e foram re-emitidos em 16 de agosto de 2002. O sistema de Codificação de Atividades do LRQA para Avaliações BRC está no momento sendo revisto, com o objetivo de harmonizar as categorias de produtos para todos os Serviços de Inspeção de Alimentos do LRQA. A meta para a conclusão é março de 2003.

Os seguintes documentos já foram emitidos:

• Procedimento P/CEN/1900/2 "British Retail Consortium Scheme Inspections" para o Setor de Alimentos
• "Assessor Requirement Specification P/CEN/6220/S10/12 ARS - Food Production"
• Formulário "COV/1405/2 Evaluation Report BRC"
• Formulário "COV/1400/3 BRC Evaluation Checklist"
• Formulário "COV/1406/1 BRC Supermarket Authorisation"
• Formulário "COV/1408/0 BRC Non Conformity Note"
• tech1100brcf (P/COV/1100/A12 no Reino Unido) BRC Food Contract Schedule

O LRQA pode fazer Avaliações contra a 3a. edição da Norma com efeito imediato desde que as seguintes condições sejam atendidas:

1. Os avaliadores tenham estudado e compreendido o teor desta nota de instruções, o procedimento revisado P/CEN/1900 e o formato revisado do relatório. Os escritórios locais devem manter um registro da emissão desta nota de instruções para os Avaliadores como evidência da qualificação para a Avaliação contra a BRC3.
2. Os Avaliadores sejam qualificados de acordo com a especificação P/CEN/6220/S10/12 e detenham o Código de Atividade LRQA 0950xx apropriado. (Nota: os códigos para a BRC2 e a BRC3 permanecem os mesmos, não sendo necessária a requalificação para os códigos 0950xx).
3. O novo modelo de contrato "tech1100brcf" (P/COV/1100/A12 no Reino Unido) seja utilizado para as visitas de avaliação depois de 31 de julho de 2002.
4. Todos os Avaliadores devem receber um original da Norma Técnica BRC para Empresas Fornecedoras de Produtos Alimentícios a Varejo com Marca Comercial - 3a. Edição.

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2.0 Notas de Orientação

Para serem lidas em conjunto com o procedimento P/CEN/1900 e os formulários COV/1405/2, COV/1400/3, COV/1406/1, e COV/1408/0.

2.1 Planejamento

A alocação de tempo para as avaliações BRC3 inclui meio dia para a preparação de relatórios fora do local. Normalmente, o LRQA não programa metades de dia. Recomenda-se, assim, que para acomodar um meio dia, as visitas sejam planejadas de maneira que seja alocado um dia para a preparação do relatório para cada 2 tarefas BRC3, programado para se situar dentro de uma semana da segunda tarefa. Se uma segunda visita não puder ser planejada dentro de um mês da primeira, um dia para a preparação do relatório ainda assim deve ser alocado. Nesta circunstância, o avaliador deverá concluir o relatório sobre a próxima tarefa BRC usando metade do próximo dia útil. A programação deve ser flexível. A meta final é oferecer ao cliente um relatório em tempo hábil como evidência da devida diligência.

2.2 Condução da Visita

• A visita deve ser estruturada da mesma maneira que uma visita normal de Auditoria do SGQ, começando com uma reunião de abertura e concluindo com uma de fechamento.
• Recomenda-se que você utilize a reunião de abertura para descrever como a avaliação será conduzida e relatada e, especificamente, para declarar que nenhuma decisão ou recomendação serão tomadas ou feitas.
• A principal atividade no local deverá ser a avaliação contra os requisitos da norma BRC3. Uma metade de dia à parte deve ser alocada para concluir o relatório final (veja a seção sobre relatórios a seguir).
• A reunião de fechamento deve ser utilizada para apresentar um resumo das constatações e quaisquer não conformidades numa minuta de relatório por escrito (veja a seção sobre relatórios a seguir). O Avaliador NÃO deve recomendar nem confirmar a aprovação. É importante que todas as constatações e não conformidades sejam apresentadas de forma a ajudar a compreensão e facilitar as ações adequadas. Os protocolos EN45011/BRC exigem que a decisão da avaliação e a autorização de um certificado de aprovação sejam tomadas por um analista técnico independente. Inicialmente, isto será feito no LRQA Coventry (no momento, Graham Bettiss). Para evitar atrasos na emissão de certificados, é importante que os relatórios das visitas sejam completos, precisos e ofereçam informações suficientes para possibilitar uma decisão fundamentada e bem informada por parte do analista técnico.
• Pretende-se (e, certamente, é recomendável) que, durante toda a Avaliação, o formulário "COV/1400/3 BRC Evaluation Checklist" seja utilizado para registrar as constatações de maneira adequada, para apresentação como minuta de relatório e servir de base para o relatório final. O objetivo é gastar o mínimo de tempo tanto avaliando no local quanto preparando o relatório. Uma versão eletrônica deve ser incorporada ao relatório final fora do local.

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2.3 Atendimento à Norma Técnica

• O atendimento às cláusulas da norma deve ter por base evidências objetivas e não opiniões. O Avaliador deve auditar a natureza e significância de qualquer não conformidade em relação ao risco para a segurança e legalidade do produto. A norma BRC também usa palavras como "apropriado" e "adequado" em algumas cláusulas e, portanto, o Avaliador deve ser cuidadoso, exercendo razoável julgamento antes de concluir se o requisito da cláusula foi atendido ou não. O Avaliador também deve levar em conta quais as ações corretivas que seriam necessárias e como poderiam ser verificadas. O Avaliador deve evitar emitir uma não conformidade por razões triviais, quando o risco para a segurança ou legalidade do produto for mínimo, ou quando pode ser demonstrado que a empresa tomou toda precaução para cumprir a norma. Inversamente, a evidência de práticas inseguras ou ilegais deve ser informada detalhadamente e uma não conformidade crítica emitida.
• A classificação de uma não conformidade é bem descrita no documento P/COV/1900 e na BRC3, sendo a orientação definitiva.

2.4 Relatórios

Os modelos de relatórios foram modificados a fim de atender aos requisitos da EN45011 e da BRC3. Adicionalmente, aproveitou-se a oportunidade para melhorar o formato, a fim de reduzir o tempo gasto e oferecer um relatório mais abrangente, adequado para o cliente usar como evidência da devida diligência.

• O documento básico de trabalho é "COV/1400/3 BRC Evaluation Checklist" A lista de verificação serve a dois propósitos, ser uma lista completa de todos os requisitos das cláusulas e declaração de intenção para cada seção e servir de espaço para registrar as constatações/evidências como suporte à avaliação de conformidade com cada cláusula. Espera-se que a maioria das cláusulas exija algum comentário. Recomenda-se que todos os Avaliadores usem a lista de verificação para registrar as constatações à medida que prosseguirem na avaliação. Se feito cuidadosamente, isto poderá ser apresentado ao cliente como minuta de relatório na reunião de fechamento, juntamente com quaisquer notas de não conformidade. A minuta de relatório deve então ser empregada como base para a conclusão de um relatório final digitado fora do local. O cliente DEVE assinar a lista de verificação e quaisquer notas de não conformidade. Assim como no caso das NNC's do SGQ, as assinaturas evidenciam apenas que as constatações foram levadas ao conhecimento do cliente.
• O formato principal do relatório final é o modelo "COV/1405/2 Evaluation Report BRC". É similar ao antigo relatório de inspeção BRC2. No entanto, foi dado espaço adicional nas seis seções do resumo da avaliação. A finalidade é possibilitar ao Avaliador resumir as constatações (similar em estilo aos relatórios para SGQ) em cada uma das seções principais. Espera-se que o Avaliador forneça detalhes do que foi realmente visto (documentos, registros, operações, etc.) e as conclusões tiradas da sua análise e avaliação. O relatório deve ser escrito de modo a refletir o equilíbrio global entre conformidade e não conformidade com a norma. Não deve repetir os detalhes contidos na lista de verificação ou notas de não conformidade. Prevê-se que cada seção não deve exceder uma página. A Folha Resumo de Não Conformidade (na última página) deve registrar o número da cláusula, uma descrição breve (de uma linha) da não conformidade, o nível (mais alto ou fundamento) e o número da Nota de Não conformidade (mm/aa/nn). Este relatório, juntamente com as notas de não conformidade e a lista de verificação, formará a base para a decisão da avaliação pelo analista técnico e fornecerá evidências da devida diligência para o cliente e o varejista.
• O formulário "COV/1408/0 BRC Nonconformity Note" foi introduzido para facilitar o registro detalhado de não conformidades contra uma cláusula da norma BRC3 e para oferecer um meio de registrar evidências das ações corretivas adotadas. DEVE ser assinado pelo Avaliador e pelo cliente.
• O formulário "COV/1406/1 BRC Supermarket Authorisation" é para autorizar o LRQA a divulgar o relatório para os varejistas. Não é mandatório que o cliente o assine, mas este deve estar ciente de que alguns varejistas exigem o relatório como parte da sua aprovação de fornecimento.

Todos os relatórios finais devem ser impressos para a análise técnica e estar em formato eletrônico para os varejistas e na língua inglesa.

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2.5 Sumário

Minuta de relatório no local compreendendo:

• "COV/1400/3 BRC Evaluation Checklist" (manuscrito ou datilografado)
• "COV/1408/0 BRC Non Conformity Note" (se alguma Nota for emitida)
• "COV/1406/1 BRC Supermarket Authorisation"

Relatório final fora do local, datilografado, compreendendo:

• "COV/1405/2 Evaluation Report BRC"
• "COV/1400/3 BRC Evaluation Checklist"
• "COV/1406/1 BRC Supermarket Authorisation"
• "COV/1408/0 BRC Non Conformity Note" (se alguma Nota for emitida)

2.6 Encaminhamento dos Relatórios

Se nenhuma nota de não conformidade for emitida:
O Avaliador deve enviar os relatórios finais para o analista técnico, LRQA Coventry (no momento Graham Bettiss) para análise técnica e autorização do certificado.

Notas de não conformidade emitidas:
O Avaliador deve reter os relatórios finais até que as ações corretivas ou qualquer não conformidade tenham sido verificadas. O relatório final mais as notas de não conformidade liberadas devem então ser enviados para o analista técnico, LRQA Coventry. Se as notas de não conformidade não tiverem sido liberadas dentro do tempo acordado, o relatório final deve ser enviado para o analista técnico.

Se os requisitos forem atendidos, em seguida à análise técnica e à autorização do certificado o relatório final e a aprovação serão enviados para o cliente. Se os requisitos não forem atendidos, em seguida à análise técnica apenas o relatório final será enviado para o cliente. Em todos os casos, uma cópia do relatório final será enviado para os varejistas autorizados.

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2.7 Verificação das Ações Corretivas

O Avaliador tem um papel significativo na verificação das ações corretivas e, portanto, tem impacto direto sobre a decisão da certificação.

As ações corretivas em resposta a notas de não conformidade críticas, maiores e menores devem ser verificadas antes de um certificado de aprovação ser autorizado, ou para evitar que um certificado de aprovação existente seja suspenso ou cancelado.

A verificação das ações corretivas adotadas deve ser feita pelo Avaliador que emitiu a nota de não conformidade original ou por outro Avaliador independente. O processo de verificação deve ser independente da análise técnica e do processo de autorização. É importante, por conseguinte, que haja detalhes suficientes da verificação das notas de não conformidade para justificar a decisão final.

Para não conformidades maiores e menores, o Avaliador deve decidir se a verificação será analisada numa outra visita adicional ou remotamente. Isto deve ser indicado no local apropriado na última página do formulário "COV/1405/2 Evaluation Report BRC". Uma data de verificação deve ser estabelecida, normalmente dentro de 28 dias da avaliação. Dependendo do discernimento do Avaliador, as ações corretivas e a verificação podem exceder 28 dias, mas isto deve ser justificado com motivos documentados. Não é possível dar orientação precisa sobre isto, mas as ações que, por motivos práticos, não puderem ser adotadas dentro de 28 dias (por exemplo, a compra de equipamentos, construção, despesas de capital, recrutamento, etc.) seriam aceitáveis. Contudo, as evidências do planejamento das ações devem ser vistas dentro dos 28 dias e as da conclusão ou de progresso significativo dentro de 3 meses. Além de 3 meses, deverá ocorrer uma reavaliação completa. Um certificado não será autorizado até que todas as notas de não conformidade pendentes tenham sido verificadas.

NOTA: Para uma não conformidade secundária apenas, a plena implementação das ações corretivas pode, se necessário, ser verificada na próxima visita de manutenção de rotina. Isto deve estar claramente documentado na verificação da nota de não conformidade.

Para uma não conformidade crítica, o cliente deve adotar ações corretivas de imediato e o Avaliador deve informar o analista técnico da mesma maneira. A verificação deve ser feita numa reavaliação completa. O certificado válido existente será cancelado imediatamente e nenhum outro será autorizado até que a verificação seja concluída.

O Procedimento P/CEN/1900 dá mais detalhes.

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2.8 Emissão e Cancelamento de Certificados

Os certificados serão autorizados e emitidos com validade de acordo com o P/CEN/1900. Nenhuma orientação adicional é necessária. Os critérios para a validade foram estabelecidos de modo a permitir o período de ações corretivas de 28 dias.

Os certificados de aprovação serão cancelados em qualquer circunstância em que uma não conformidade não for corrigida como requerido e, especificamente, quando a segurança ou legalidade de produtos alimentícios estiverem ameaçadas.

É responsabilidade de todos os Avaliadores e analistas técnicos tomarem toda precaução para assegurar que uma empresa que se encontra em "não conformidade" não detenha um certificado de aprovação válido do LRQA segundo o esquema BRC3.

2.9 Reavaliação

Deve ocorrer até o 6 ou 12 mês de aniversário da avaliação inicial.

Visão Geral do Processo

De acordo com P/CEN/1900

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Foi tomado todo o cuidado para que o teor desta Nota de Informação ao Cliente fosse preciso na ocasião de sua emissão. No entanto, os requisitos em que este documento se baseia estão sujeitos a alterações e, se tiver dúvidas, por favor procure o seu escritório local para assegurar-se de que dispõe da última versão.