Informações Úteis

Procedimentos para a Certificação

Nota de Informação ao Cliente
Processo de Avaliação- Sistemas de Gestão da Segurança (SGS)

Introdução

Esta Nota de Informação ao Cliente explica os principais passos do processo de Avaliação do LRQA para o Sistema de Gestão de Saúde e Segurança Ocupacionais (SGSSO). Tem por base o processo de avaliação contra a norma OHSAS 18001.

O processo de avaliação normalmente requer duas visitas a suas instalações antes da aprovação poder ser recomendada. As duas visitas são conhecidas como:

• Estágio 1 [visita de Análise de Documentos e Planejamento] e
• Estágio 2 [Avaliação Inicial].

Uma vez emitido o certificado, são realizadas visitas de manutenção  para conservar a aprovação. Em todos os estágios, a posição adotada pelos Avaliadores do LRQA tem o objetivo de “adicionar valor” à avaliação por meio de franqueza e solicitude, com uma atitude prática quanto à certificação do sistema de gestão.  

As datas, horários de início e término, a equipe de avaliação, a duração das visitas e as unidades organizacionais a serem visitadas serão discutidos e acordados com você antes de qualquer delas ocorrer. As visitas serão feitas na sua língua nacional, assim como os relatórios decorrentes, a menos que de outro modo combinado.

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Condução da Visita

A visita, geralmente de dois dias, começa com uma reunião de abertura. O avaliador explicará o enfoque de avaliação do LRQA à gerência e será apresentado à empresa. Será combinado um programa para a visita.

Em seguida, o avaliador:

• analisará o projeto e a documentação do sistema contra os critérios de avaliação e o escopo proposto
• fará um tour pelas suas instalações, quando apropriado
• produzirá um relatório objetivo que descreve detalhadamente tanto as constatações positivas quanto os aspectos que exigem a sua atenção antes da visita do estágio 2 ocorrer
• produzirá um programa detalhado para a visita de avaliação inicial do estágio 2

Em geral, o avaliador precisará analisar:

• Política de Saúde e Segurança Ocupacionais
• Identificação de Perigos, Avaliação de Riscos e Registros de Controle de       Riscos
• Acesso à legislação e Regulamentos Aplicáveis
• Objetivos e Programas de Gestão de Saúde e Segurança Ocupacionais (SSO)
• Medição de Desempenho e Relatórios de Saúde e Segurança Ocupacionais
• O seu Programa de Auditoria Interna e Relatórios (quando disponível)
• Procedimentos para Administrar e Controlar os Riscos SSO Identificados
• Planos de Resposta em Emergência
• Gestão do Sistema – incluindo ações corretivas e preventivas e análise pela direção
• Atividades do Local – observar o layout e condições do local, as atividades e operações em progresso, a fim de confirmar potenciais perigos e riscos, identificar as medidas de controle correntes, as medidas e indicadores do desempenho SSO e como familiarização para a avaliação do estágio 2

A visita termina com uma reunião de encerramento para apresentar o relatório do estágio 1 e combinar o próximo estágio do processo de avaliação, incluindo questões sobre saúde, segurança e administrativas, como acomodações.

Se a sua organização controla atividades significativas de manutenção, envolvendo o seu próprio pessoal ou empreiteiros, ou ambos, a visita do estágio 2 poderá ser combinada para coincidir com uma paralisação geral para manutenção. Isto terá por base a avaliação do avaliador quanto ao teor de perigos e a complexidade dos controles aplicados que provavelmente serão auditados.

A documentação analisada na visita do estágio 1 será usada em visitas futuras como parâmetro de referência. Contudo, você deverá continuar a aperfeiçoar e revisar os documentos do sistema como resultado de atividades de melhoria interno. Em cada visita, precisaremos identificar as alterações ocorridas entre a última revisão e aquela que serve como parâmetro.

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Estágio 2 - Avaliação Inicial

Durante esta visita do estágio 2, o Avaliador se concentrará na implementação do seu sistema de gestão e as metas da visita são confirmar se:

• as políticas, objetivos, programas e procedimentos estão efetivamente implementados
• os riscos SSO identificados estão sendo administrados dentro do sistema de gestão
• o sistema de gestão está em conformidade com todos os requisitos dos critérios de avaliação

A avaliação, que poderá ter sido combinada para coincidir com uma paralisação geral para manutenção, segue o programa preparado na visita do estágio 1. Membros da equipe de avaliação visitarão as diversas áreas acompanhados de guias que poderão testemunhar as constatações e facilitar a avaliação. A avaliação do estágio 2 em geral inclui uma reunião com o representante da “Alta Direção” com responsabilidade global pelo sistema de gestão.

A equipe de avaliação do LRQA apresentará em seu relatório, no mínimo, quaisquer constatações relacionadas com:

• o acompanhamento das constatações da visita do estágio 1
• as atividades, produtos e serviços identificados no escopo acordado para a avaliação
• a eficácia do sistema de gestão com respeito à consecução dos compromissos da política da organização, incluindo o atendimento às normas legais, melhoria contínua e o controle dos riscos para a saúde e a segurança
• a implementação das medidas para administrar os riscos SSO
• o progresso para atingir os objetivos do programa de gestão
• a implementação da documentação requerida pelo sistema de gestão e a manutenção dos registros apropriados
• a implementação de dispositivos de monitoração e medição para determinar o desempenho do sistema de gestão e a consecução de objetivos
• o envolvimento e o compromisso da alta direção com o sistema de gestão
• e eficácia das auditorias internas, das ações corretivas e preventivas e da análise pela direção 

São feitas reuniões diárias para discutir as constatações e o pessoal apropriado deverá comparecer para confirmar a aceitação das constatações apresentadas. A classificação de quaisquer constatações permanecerá provisória até que a visita seja concluída.

A visita termina com uma reunião de encerramento para apresentar um sumário das constatações e combinar o próximo estágio do processo de avaliação. Um relatório completo é fornecido ao representante da direção. Quando nenhuma Nota de Não Conformidade Maior ou Menor tiver sito emitida, a aprovação segundo a norma de avaliação será recomendada, sujeito a uma análise técnica independente pelo escritório do LRQA. No entanto, se qualquer Nota de Não Conformidade Maior tiver sido emitida, a aprovação será postergada e, normalmente, será necessária uma avaliação de acompanhamento para analisar as ações corretivas em prazo não superior a três meses. Caso seja emitida Não Conformidade Menor, as ações corretivas deverão ser submetidas e aceitas antes que o certificado possa ser emitido.

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Visitas de Manutenção

Tendo você chegado à certificação do sistema de gestão, o LRQA iniciará um programa de visitas de manutenção , em geral combinadas para intervalos de seis meses. Contudo, quando uma organização utiliza períodos de paralisação geral para manutenção, seja por seu próprio pessoal e/ou empreiteiros, e a visita do estágio 2 não coincidir com um destes períodos, uma visita de manutenção poderá ser programada para coincidir com esta atividade, transferindo uma das visitas do ciclo de seis meses.

O objetivo das visitas de manutenção é verificar se o sistema de gestão aprovado continua a ser mantido, implementado e a oferecer melhoria contínua. As implicações das mudanças no sistema, feitas como resultado de alterações nas suas atividades, produtos ou serviços, também são consideradas. A conformidade continuada em relação aos requisitos de certificação também é confirmada.  

A visita é feita de acordo com o programa de manutenção preparado na avaliação do estágio 2 e os detalhes serão combinados na reunião de abertura. 

Um programa típico para as atividades de manutenção incluirá:

• análise dos relatórios de análise pela direção e de auditoria interna.
• análise de observações e notas de melhoria pendentes
• análise dos programas de gestão e do progresso quanto ao atendimento dos objetivos SSO
• análise dos sistemas de ação corretiva e preventiva, incluindo reclamações dos clientes.
• análise das alterações no sistema e da eficácia de sua implementação.
• análise da gestão de alterações relacionadas com as responsabilidades e autoridade do pessoal envolvido.
• discussão do uso das marcas e logotipos do LRQA
• análise de atividades e áreas programadas

Se as suas visitas de manutenção  forem realizadas a intervalos de seis meses, o acompanhamento das Notas de Não Conformidade  Menor emitidas durante uma visita será, normalmente, incorporado a sua próxima visita. Caso o intervalo entre as visitas de manutenção seja maior que seis meses, as ações corretivas seráo verificadas em visita especial, realizada  em prazo não superior a seis meses.

Qualquer que seja a configuração da manutenção, se uma Nota de Não Conformidade  Maior for emitida durante a visita de manutenção , uma visita especial de manutenção será combinada para acompanhar a ação corretiva requerida, normalmente dentro de três meses após a emissão da Nota. A emissão de uma Nota de Não Conformidade  Maior durante a manutenção constitui a primeira fase do processo de Suspensão e Cancelamento da Aprovação do LRQA (consulte a Nota de Informação ao Cliente – “Suspensão e Cancelamento da Aprovação”).

Se a sua próxima visita for para Renovação de Certificado, o avaliador do LRQA fará uma análise:

• dos registros dos seus “Elementos de Gestão” – Análise pela Direção, Auditoria Interna, Ação Corretiva e Preventiva, etc.
• dos relatórios de manutenção do LRQA e
• das alterações no sistema de gestão documentado para o período de certificação corrente, i. e., os últimos 3 anos. Por conseguinte, é importante manter registros adequados para esta finalidade.

Além disso, o avaliador irá obter informações a respeito do futuro de sua organização, por exemplo com relação a estratégias, produtos, processos,  a fim de definir a extensão e foco  da avaliação necessária para a visita de Renovação do Certificado.

Na reunião de encerramento, o Avaliador do LRQA apresentará o relatório da visita e o programa da próxima. Se  for emitida Não Conformidade Maior ou Menor, serão aplicados os mesmos dispositivos das demais visitas de manutenção.

A medida que o seu sistema de gestão ganhe consistência e maturidade, o seu avaliador irá conversar com a direção e corpo gerencial sobre assuntos que sejam de relevância para a organização que possam ser acordados como objeto de tema ou tópico da visita corrente ou para a próxima, como parte do processo de tornar a visita mais produtiva e focada nos assuntos importantes para sua organização.

As Renovações dos certificados devem ocorrer antes do vencimento do certificado existente. Caso Não Conformidade Maior seja identificada, as ações corretivas precisarão ser verificadas em visita de acompanhamento, em prazo máximo de três meses e a análise técnica realizada antes que o certificado possa ser re-emitido. Portanto, para que não haja lacunas na certificação, é recomendável que a Renovação seja feita suficientemente antes do vencimento do certificado para que a visita de acompanhamento e a análise técnica possam ser feitas antes do vencimento do certificado existente. Caso Não Conformidade menor seja emitida, as ações corretivas precisarão ser submetidas e aceitas antes que o certificado possa ser re-emitido.

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Relatórios

Os processos para os relatórios dos estágios 1 e 2 e para as visitas de manutenção são similares. Os Relatórios de Visitas são preparados para registrar as constatações da avaliação, o progresso contra o programa de avaliação, comentários positivos dignos de nota e, também, pontos de esclarecimento ou interpretação. As constatações da avaliação são categorizadas como Não Conformidade Maior, Não Conformidade Menor, Requer Correção, Oportunidade de Melhoria ou Nota de Alerta para o LRQA, definidos como a seguir:

Não Conformidade Maior: Uma falha do sistema que:

• já esteja afetando a eficácia do sistema ou seus resultados
• coloque em risco a capacidade do sistema de gestão
• requeira contenção imediata
• requeira análise de causa e ação corretiva imediata

Não Conformidade Menor: Uma falha em um processo ou procedimento interno, ou uma constatação tal que deterioração adicional do controle poderia razoavelmente ser considerado como acarretando em que o sistema se torne ineficaz. Requer investigação de causa raiz e ação corretiva.

Requer Correção: Uma constatação para a qual correção é requerida, mas não é indicativa de falha ou fraqueza, e tem impacto insuficiente para que investigação de causa e ação corretiva sejam requeridos.

Nota de Alerta para o LRQA: Assunto para acompanhamento pelo avaliador na próxima visita.

É conveniente guardar os relatórios de visitas por três anos. Em circunstâncias excepcionais nós poderemos solicitar cópias dos mesmos.

Um ponto importante a lembrar é que a ausência de uma não conformidade contra qualquer área de atividade não implica, necessariamente, que não existem não conformidades. Um trabalho de avaliação tem por base a utilização de técnicas de amostragem e, estatisticamente, sempre há a possibilidade de haver problemas não identificados durante a sua realização. Isto deve estar sempre em mente quando você executar as suas próprias avaliaçãos do sistema de gestão.

Nenhuma das informações reunidas pelo LRQA a respeito da sua organização, incluindo o conteúdo dos relatórios, será revelado a terceiros sem a sua autorização escrita, exceto quanto ao requerido pelo órgão de credenciamento.

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Foi tomado todo o cuidado para que o teor desta Nota de Informação ao Cliente fosse preciso na ocasião de sua emissão. No entanto, os requisitos em que este documento se baseia estão sujeitos a alterações e, se tiver dúvidas, por favor procure o seu escritório local para assegurar-se de que dispõe da última versão.