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Procedimentos para a Certificação

Nota de Informação ao Cliente
Processo de Avaliação - Sistema de Gestão Ambiental (SGA)

Introdução

Esta Nota de Informação ao Cliente explica os principais passos do processo de Avaliação do LRQA para o Sistema de Gestão Ambiental. O processo de avaliação normalmente requer duas visitas a suas instalações antes da aprovação poder ser recomendada. As duas visitas são conhecidas como:

• Estágio 1 [visita de Análise de Documentos e Planejamento] e
• Estágio 2 [Avaliação Inicial].

Uma vez emitido o certificado, são realizadas visitas de manutenção  para conservar a aprovação.

Em todos os estágios, a posição adotada pelos Avaliadores do LRQA tem o objetivo de “adicionar valor” à avaliação por meio de franqueza e solicitude, com uma atitude prática quanto à certificação do sistema de gestão.

As datas, horários de início e término, a equipe de avaliação, a duração das visitas e as unidades organizacionais a serem visitadas serão discutidos e acordados com você antes de qualquer delas ocorrer. As visitas serão feitas na sua língua nacional, assim como os relatórios decorrentes, a menos que de outro modo combinado.

Esta visita estabelecerá se o seu Sistema de Gestão Ambiental tem bases sólidas e se foi concebido, é documentado e foi implementado de maneira a permitir a realização de uma avaliação proveitosa. Isto é feito por meio de uma visita ampla ao local, pelo Avaliador, e pela análise dos seus documentos principais, incluindo os relatórios de auditorias internas.
A concentração dar-se-á sobre os elementos de planejamento, incluindo a eficácia do sistema na identificação de aspectos ambientais e impactos associados decorrentes das operações da empresa e a forma pela qual os riscos associados foram avaliados e administrados dentro do sistema. A visita identificará pontos fracos e omissões no seu sistema que possam exigir ação corretiva antes do segundo estágio da avaliação, que se concentra na implementação.

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Condução da Visita

A visita começa com uma reunião de abertura. O avaliador explicará o enfoque de avaliação do LRQA à gerência e será apresentado à empresa. Será combinado um programa para a visita.

Em seguida, o avaliador:

• analisará o projeto e a documentação do sistema contra a norma de avaliação e o escopo proposto
• fará um tour pelas suas instalações, quando apropriado
• produzirá um relatório objetivo que descreve detalhadamente tanto as constatações positivas quanto os aspectos que exigem a sua atenção antes da visita do estágio 2 ocorrer
• produzirá um programa detalhado para a visita de avaliação inicial do estágio 2

Em geral, o avaliador precisará analisar:

• A Política Ambiental
• Papéis Principais, Responsabilidades e Autoridades
• Atividades do Local – uma visita ampla é normalmente feita, com a meta de verificar os detalhes existentes no local (por exemplo, drenos, edifícios, vizinhos) e para confirmar potenciais aspectos ambientais, identificar controles existentes e como familiarização para a avaliação do estágio 2.
• Aspectos Ambientais – uma análise dos aspectos ambientais identificados e dos impactos associados e a determinação da sua significância
• Requisitos legais e outros – uma avaliação do acesso à legislação e regulamentos aplicáveis (incluindo licenças, concessões, autorizações e permissões), acordos com autoridades e relatórios da empresa ou corporativos
• Melhoria Contínua – avaliação dos objetivos e metas e da sua consistência com a política e aspectos significativos; se estão estabelecidos e apóiam a melhoria contínua; se estão definidos programas apropriados e planos associados; e se a medição do desempenho e os relatórios ambientais foram abordados.
• Dispositivos Operacionais – avaliação quanto ao estabelecimento de procedimentos para a gestão e o controle dos aspectos ambientais significativos.
• Monitoração e Medição – avaliação quanto à existência de mecanismos de medição e monitoração para medir o desempenho ambiental. Também, uma análise do desempenho do sistema de gestão, incluindo o progresso em relação aos objetivos e metas, o atendimento às normas legais e a manutenção e eficácia das medidas de controle de risco

e se os procedimentos abordam os seguintes requisitos da norma:

• Documentação do Sistema de Gestão
• Ações Preventivas e Corretivas
• Auditorias Internas – incluindo uma análise do programa de auditoria e de relatórios
• Processo de Análise pela Direção – incluindo uma análise dos registros
• A visita termina com uma reunião de encerramento para apresentar o relatório do estágio 1 e combinar o próximo estágio do processo de avaliação, incluindo questões sobre saúde, segurança e administrativas, como acomodações.
• A documentação analisada na visita do estágio 1 será usada em visitas futuras como parâmetro de referência. Contudo, você deverá continuar a aperfeiçoar e revisar os documentos do sistema como resultado de atividades de Melhoria interna. Em cada visita, precisaremos identificar as alterações ocorridas entre a última revisão e aquela que serve como parâmetro.

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Estágio 2 - Avaliação Inicial

Durante esta visita, o Avaliador se concentrará na implementação do seu sistema de gestão. Os objetivos da visita do estágio 2 são confirmar se:

• as políticas, objetivos, programas e procedimentos estão efetivamente implementados
• os processos ambientais significativos estão sendo administrados dentro do sistema de gestão
• o sistema de gestão está em conformidade com todos os requisitos da norma de avaliação

A avaliação segue o programa preparado na visita do estágio 1. Membros da equipe de avaliação visitarão as diversas áreas acompanhados de guias que poderão testemunhar as constatações e facilitar a avaliação. A avaliação do estágio 2 em geral inclui uma reunião com o representante da “Alta Direção” com responsabilidade global pelo sistema de gestão. 

A equipe de avaliação do LRQA apresentará em seu relatório, no mínimo, constatações relacionadas com:

• o acompanhamento das constatações da visita do estágio 1
• as atividades, produtos e serviços identificados no escopo acordado para a avaliação
• a eficácia do sistema de gestão com respeito à consecução dos compromissos da política da organização, incluindo o atendimento às normas legais, melhoria contínua e a prevenção da poluição
• a implementação das medidas para administrar os aspectos ambientais significativos
• o progresso para atingir os objetivos e metas do programa de gestão
• a implementação da documentação requerida pelo sistema de gestão e a manutenção dos registros apropriados
• a implementação de dispositivos de monitoração e medição para determinar o desempenho do sistema de gestão e a consecução dos objetivos e metas
• o envolvimento e o compromisso da alta direção com o sistema de gestão
• e eficácia das auditorias internas, das ações corretivas e preventivas e da análise pela direção.

São feitas reuniões diárias para discutir as constatações e o pessoal apropriado deverá comparecer para confirmar a aceitação das constatações apresentadas. A classificação de quaisquer constatações permanecerá provisória até que a visita seja concluída.

A visita termina com uma reunião de encerramento para apresentar um sumário das constatações e combinar o próximo estágio do processo de avaliação. Um relatório completo é fornecido ao representante da direção. Quando nenhuma Nota de Não Conformidade Maior ou Menor tiver sito emitida, a aprovação segundo a norma de avaliação será recomendada, sujeito a uma análise técnica independente pelo escritório do LRQA. No entanto, se qualquer Nota de Não Conformidade Maior tiver sido emitida, a aprovação será postergada e, normalmente, será necessária uma avaliação de acompanhamento para analisar as ações corretivas em prazo não superior a três meses. Caso seja emitida Não Conformidade Menor, as ações corretivas deverão ser submetidas e aceitas antes que o certificado possa ser emitido.

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Visitas de Manutenção

Tendo você chegado à certificação do sistema de gestão, o LRQA iniciará um programa de visitas de manutenção , em geral combinadas para intervalos de seis meses. O objetivo das visitas de manutenção é verificar se o sistema de gestão aprovado continua a ser mantido, implementado e a oferecer melhoria contínua. As implicações das mudanças no sistema, feitas como resultado de alterações nas suas atividades, produtos ou serviços, também são consideradas. A conformidade continuada em relação aos requisitos de certificação também é confirmada.

A visita é feita de acordo com o programa de manutenção preparado na avaliação do estágio 2 e os detalhes serão combinados na reunião de abertura.

Um programa típico para as atividades de manutenção incluirá:

• análise dos relatórios de análise gerencial e de avaliadoria interna.
• análise de observações e notas de melhoria pendentes
• análise dos sistemas de ação corretiva e preventiva, incluindo reclamações dos clientes.
• análise das alterações no sistema e da eficácia de sua implementação.
• análise dos processos de Melhoria contínuo e prevenção da poluição e de registros
• análise da gestão de alterações relacionadas com as responsabilidades e autoridade do pessoal mais importante.
• discussão do uso das marcas e logotipos de credenciamento e do LRQA
• análise de atividades e áreas programadas

Se as visitas de manutenção  forem realizadas a intervalos de seis meses, o acompanhamento das Não Conformidades Menores emitidas durante uma visita será, normalmente, incorporado a sua próxima visita. Caso o intervalo entre as visitas de manutenção seja maior que seis meses, as ações corretivas seráo verificadas em visita especial, realizada  em prazo não superior a seis meses.
Qualquer que seja a configuração da manutenção, se uma Nota de Não Conformidade Maior  for emitida durante a visita de manutenção , uma visita especial de manutenção será combinada para acompanhar a ação corretiva requerida, normalmente dentro de três meses após a emissão da Nota. A emissão de uma Nota de Não Conformidade Maior  durante a manutenção constitui a primeira fase do processo de Suspensão e Cancelamento da Aprovação do LRQA (consulte a Nota de Informação ao Cliente – “Suspensão e Cancelamento da Aprovação”).

Se a próxima visita for para Renovação de Certificado, o avaliador fará uma análise:

• dos registros dos seus “Elementos de Gestão” – Análise pela Direção, Avaliadoria Interna, Ação Corretiva e Preventiva, etc.
• dos relatórios de manutenção do LRQA e
• das alterações no sistema de gestão documentado

para o período de certificação corrente, i. e., os últimos 3 anos. Por conseguinte, é importante manter registros adequados para esta finalidade.
Além disso, o avaliador irá obter informações a respeito do futuro de sua organização, por exemplo com relação a estratégias, produtos, processos, programas  a fim de definir a extensão e foco  da avaliação necessária para a visita de Renovação do Certificado.
Na reunião de encerramento, o Avaliador do LRQA apresentará o relatório da visita e o programa da próxima. Se  for emitida Não Conformidade Maior ou Menor, serão aplicados os mesmos dispositivos das demais visitas de manutenção.

A medida que o seu sistema de gestão ganhe consistência e maturidade, o seu avaliador irá conversar com a direção e corpo gerencial sobre assuntos que sejam de relevância para a organização que possam ser acordados como objeto de tema ou tópico da visita corrente ou para a próxima, como parte do processo de tornar a visita mais produtiva e focada nos assuntos importantes para sua organização.

As Renovações dos certificados devem ocorrer antes do vencimento do certificado existente. Caso Não Conformidade Maior seja identificada, as ações corretivas precisarão ser verificadas em visita de acompanhamento, em prazo máximo de três meses e a análise técnica realizada antes que o certificado possa ser re-emitido. Portanto, para que não haja lacunas na certificação, é recomendável que a Renovação seja feita suficientemente antes do vencimento do certificado para que a visita de acompanhamento e a análise técnica possam ser feitas antes do vencimento do certificado existente. Caso Não Conformidade Menor seja emitida, as ações corretivas precisarão ser submetidas e aceitas antes que o certificado possa ser re-emitido.

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Relatórios

Os processos para os relatórios dos estágios 1 e 2 e para as visitas de manutenção são similares. Os Relatórios de Visitas são preparados para registrar as constatações da avaliação, o progresso contra o programa de avaliação, comentários positivos dignos de nota e, também, pontos de esclarecimento ou interpretação. As constatações da avaliação são categorizadas como Não Conformidade Maior, Não Conformidade Menor, Requer Correção, Oportunidade de Melhoria ou Nota de Alerta para o LRQA, definidos como a seguir:

Não Conformidade Maior: Uma falha do sistema que:

• já esteja afetando a eficácia do sistema ou seus resultados
• coloque em risco a capacidade do sistema de gestão
• requeira contenção imediata
• requeira análise de causa e ação corretiva imediata

Não Conformidade Menor: Uma falha em um processo ou procedimento interno, ou uma constatação tal que deterioração adicional do controle poderia razoavelmente ser considerado como acarretando em que o sistema se torne ineficaz. Requer investigação de causa raiz e ação corretiva.

Requer Correção: Uma constatação para a qual correção é requerida, mas não é indicativa de falha ou fraqueza, e tem impacto insuficiente para que investigação de causa e ação corretiva sejam requeridos.

Nota de Alerta para o LRQA: Assunto para acompanhamento pelo avaliador na próxima visita.

É conveniente guardar os relatórios de visitas por três anos. Em circunstâncias excepcionais nós poderemos solicitar cópias dos mesmos.

Um ponto importante a lembrar é que a ausência de uma não conformidade contra qualquer área de atividade não implica, necessariamente, que não existem não conformidades. Um trabalho de avaliação tem por base a utilização de técnicas de amostragem e, estatisticamente, sempre há a possibilidade de haver problemas não identificados durante a sua realização. Isto deve estar sempre em mente quando você executar as suas próprias avaliaçãos do sistema de gestão.

Nenhuma das informações reunidas pelo LRQA a respeito da sua organização, incluindo o conteúdo dos relatórios, será revelado a terceiros sem a sua autorização escrita, exceto quanto ao requerido pelo órgão de credenciamento.

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Foi tomado todo o cuidado para que o teor desta Nota de Informação ao Cliente fosse preciso na ocasião de sua emissão. No entanto, os requisitos em que este documento se baseia estão sujeitos a alterações e, se tiver dúvidas, por favor procure o seu escritório local para assegurar-se de que dispõe da última versão.