Informações Úteis

Procedimentos para a Certificação

Nota de Informação ao Cliente
Transferência de Certificação ou Registro Credenciados para o LRQA - SGA

Introdução

Esta Nota de Informação ao Cliente explica os principais passos do processo do LRQA ao assumir a aprovação de uma empresa que já mantém um Sistema de Gestão Ambiental (SGA) que atende aos requisitos da ISO 14001:2004 correntemente certificado por um outro organismo de certificação credenciado.

O processo de avaliação normalmente requer uma visita a suas instalações antes da aprovação poder ser recomendada. Uma vez emitido o certificado, são realizadas visitas de manutenção  para conservar a aprovação.

Supondo que nenhum problema importante seja encontrado na visita inicial, um certificado será emitido depois que a recomendação para aprovação for autorizada. A data em que o certificado do LRQA expira dependerá do certificado sendo substituído. Quando a sua aprovação corrente:

i.       não tiver data de validade – o certificado do LRQA será válido por três anos a contar da data da última visita de aprovação completa ou de renovação do certificado;
ii.      tiver uma data de validade anotada – a validade do certificado do LRQA será conforme o seu certificado existente ou três anos, dos dois casos o que vencer primeiro.

Ao longo do processo, a posição adotada pelos Avaliadores do LRQA tem o objetivo de “adicionar valor” à avaliação por meio de franqueza e solicitude, com uma atitude prática quanto à certificação do sistema de gestão.

As datas, horários de início e término, a equipe de avaliação, a duração das visitas e as unidades organizacionais a serem visitadas serão discutidos e acordados com você antes de qualquer delas ocorrer. As visitas serão feitas na sua língua nacional a menos que de outro modo combinado.

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Antes da Visita

Para oferecer uma cotação, o LRQA precisará:

• De detalhes da sua empresa e das suas atividades
• De uma cópia do seu certificado atual, incluindo a duração da aprovação e a data de validade;
• Conhecer a duração das visitas de manutenção atuais ou da próxima visita de renovação do certificado (se apropriado)
• De detalhes dos resultados de visitas anteriores (por exemplo, cópias dos relatórios mais recentes de renovação de certificado e de manutenção), de maneira que possamos verificar a situação da aprovação atual do seu sistema de gestão.

Adicionalmente:

• O seu escopo existente de aprovação talvez precise ser reformulado para atender a requisitos atualizados de credenciamento e situar-se dentro das capacitações e do escopo do LRQA para o particular credenciamento requerido.
• A duração da visita será determinada de modo apropriado ao estágio do ciclo de manutenção/renovação do certificado aplicável, nos termos da sua aprovação existente. Quando a sua aprovação atual tiver tido por base um programa “contínuo” ou de “manutenção permanente”, e uma visita para examinar o sistema como um todo não tiver sido feita nos três últimos anos, programar-se-á tempo adicional para permitir uma análise mais detalhada do seu sistema.
• Opcionalmente, você poderá também nos dizer a razão para mudar para o LRQA e talvez possamos ajustar o nosso serviço para mais bem se adequar aos seus requisitos, com base nas suas experiências passadas.

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A Visita de Transferência

Finalidade

Esta visita verifica se o seu sistema de gestão continua a ser mantido, implementado e a oferecer aperfeiçoamentos contínuos. As implicações de quaisquer mudanças no sistema, feitas como resultado de alterações nas suas atividades, produtos ou serviços, também são consideradas. A conformidade continuada em relação aos requisitos de certificação também é confirmada.

Condução da Visita

A visita começa com uma reunião de abertura. O avaliador explicará o enfoque de avaliação do LRQA a sua equipe de gerência e será apresentado à empresa. Será combinado um programa para a visita, caso o mesmo não tenha sido enviado com antecedência à Visita.

O avaliador em seguida fará uma avaliação do seu sistema, o que incluirá as seguintes atividades:

• Uma análise do seu escopo de aprovação solicitado contra o anterior e um exame da documentação e registros do sistema estabelecido e mantido, processos, documentação e registros a fim de estabelecer se abordam as atividades incluídas no escopo proposto.
• Uma análise do seu certificado atual a fim de estabelecer a sua validade, aplicabilidade a suas atividades, produtos ou serviços, aos locais envolvidos e sua situação quanto ao credenciamento.
• Uma análise dos últimos relatórios de manutenção feitos pelo seu organismo de certificação a fim de determinar quaisquer ações corretivas pendentes. A relevância de quaisquer Notas de Não Conformidade ou de Aperfeiçoamento pendentes será avaliada e os prazos para ação corretiva discutidos.
• Uma análise dos relatórios de análise gerencial de auditoria interna.
• Uma análise do progresso no atendimento a compromissos da sua política ambiental, incluindo o aperfeiçoamento contínuo e a prevenção da poluição.
• Uma análise dos sistemas de ação corretiva e preventiva, incluindo o grau de preparação para emergências.
• Uma análise das alterações no sistema e da eficácia de sua implementação.
• Uma análise amostral das atividades relacionadas com a gestão de aspectos e impactos ambientais significativos.
• Uma análise amostral das atividades relacionadas com a gestão do controle operacional.

São feitas reuniões diárias para discutir as constatações e o pessoal apropriado deverá estar presente para confirmar a aceitação das constatações apresentadas. A classificação de quaisquer constatações permanecerá provisória até que a visita seja concluída.

A visita se encerra com uma reunião de encerramento para apresentar um sumário das constatações e combinar o próximo estágio do processo de avaliação. Um relatório completo é fornecido ao representante da gerência. Quando nenhuma Nota de Não Conformidade Maior ou Menor tiver sito emitida, a aprovação segundo a norma de avaliação será recomendada, sujeito a uma análise técnica independente pelo escritório do LRQA. No entanto, se qualquer Nota de Não Conformidade Maior tiver sido emitida, a aprovação será postergada e, normalmente, será necessária uma avaliação de acompanhamento para analisar as ações corretivas em prazo não superior a três meses. Caso seja emitida Não Conformidade Menor, as ações corretivas deverão ser submetidas e aceitas antes que o certificado possa ser emitido.

O processo de transferência acima descrito poderá ser realizado em dois estágios, sendo o primeiro dedicado ao planejamento compreendendo os três ou quatro primeiros tópicos acima e à elaboração de um programa para o segundo estágio, quando todos os demais tópicos serão verificados.

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Tendo você obtido  a certificação do sistema de gestão pelo  LRQA,  iniciaremos um programa de visitas de manutenção, em geral combinadas para intervalos de seis meses. O objetivo das visitas de manutenção é verificar se o sistema de gestão aprovado continua a ser:

• mantido
• implementado e
• oferecendo melhoria contínua.

As implicações das mudanças no sistema, feitas como resultado de alterações nas suas atividades, produtos ou serviços, também são consideradas. A conformidade continuada em relação aos requisitos de certificação também é confirmada.

A visita é feita de acordo com o programa de manutenção preparado na avaliação da transferência da certificação  e os detalhes serão confirmados na reunião de abertura.

Um programa típico para as atividades de manutenção incluirá:

• análise dos relatórios da análise pela direção e de auditoria interna
• análise de ações corretivas pendentes
• análise do progresso quanto ao atendimento dos objetivos da qualidade e de melhoria
• análise dos sistemas de ação corretiva e preventiva, incluindo a satisfação e reclamações dos clientes
• análise das alterações no sistema e da eficácia de sua implementação
• análise da gestão de alterações relacionadas com as responsabilidades e autoridade do pessoal envolvido
• discussão e verificação do uso das marcas e logotipos de credenciamento e do LRQA
• análise de atividades e áreas programadas

Se as visitas de manutenção  forem realizadas a intervalos de seis meses, o acompanhamento das Não Conformidades Menores emitidas durante uma visita será, normalmente, incorporado à sua próxima visita. Caso o intervalo entre as visitas de manutenção seja maior que seis meses, as ações corretivas seráo verificadas em visita especial, realizada  em prazo não superior a seis meses.

Qualquer que seja a configuração da manutenção, se uma Não Conformidade Maior for emitida durante a visita de manutenção, uma visita especial de manutenção será combinada para acompanhar a ação corretiva requerida, normalmente dentro de três meses após sua emissão.

A emissão de uma Não Conformidade Maior durante a manutenção constitui a primeira fase do processo de Suspensão e Cancelamento da Aprovação do LRQA (consulte a Nota de Informação ao Cliente – “Suspensão e Cancelamento da Aprovação”).
Se a próxima visita for para Renovação de Certificado, o avaliador do LRQA fará uma análise:

• dos registros dos seus “Elementos de Gestão” – Análise pela Direção, Auditoria Interna, Ação Corretiva e Preventiva, etc.
• dos relatórios de manutenção do LRQA e
• das alterações no sistema de gestão documentado

para o período de certificação corrente, i. e., os últimos 3 anos. Por conseguinte, é importante manter registros adequados para esta finalidade.
Além disso, o avaliador irá obter informações a respeito do futuro de sua organização, por exemplo com relação a estratégias, produtos, processos,  a fim de definir a extensão e foco  da avaliação necessária para a visita de Renovação do Certificado.

Na reunião de encerramento, o Avaliador do LRQA apresentará o relatório da visita e o programa da próxima. Se  for emitida Não Conformidade Maior ou Menor, serão aplicados os mesmos dispositivos das demais visitas de manutenção.

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Manutenções temáticas

A medida que o seu sistema de gestão demonstre consistência e maturidade, o seu avaliador irá conversar com a direção e corpo gerencial sobre assuntos que sejam de relevância para a organização que possam ser acordados como objeto de tema ou tópico da visita corrente ou para a próxima, como parte do processo de tornar a visita mais produtiva e focada nos assuntos importantes para sua organização.

Visita de Renovação do Certificado

As Renovações dos certificados devem ocorrer antes do vencimento do certificado existente . Elas são feitas para verificar se o seu sistema de gestão como um todo continua a atender à norma de avaliação. Estas visitas também verificam se os objetivos e compromissos estabelecidos pela sua política ainda são apropriados e estão sendo cumpridos.

 Caso Não Conformidade Maior seja identificada, as ações corretivas precisarão ser verificadas em visita de acompanhamento, em prazo máximo de três meses e a análise técnica realizada antes que o certificado possa ser re-emitido. Portanto, para que não haja lacunas na certificação, é recomendável que a Renovação seja feita suficientemente antes do vencimento do certificado para que a visita de acompanhamento e a análise técnica possam ser feitas antes do vencimento do certificado existente. Caso Não Conformidade Menor seja emitida, as ações corretivas precisarão ser submetidas e aceitas antes que o certificado possa ser re-emitido.

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Relatórios

O processo para os relatórios da visita  de transferência, das de manutenção subseqüentes e da de Renovação de Certificado é similar. Os Relatórios de Visitas são preparados para registrar as constatações da avaliação, o progresso contra o programa de avaliação, comentários positivos dignos de nota e, também, pontos de esclarecimento ou interpretação. As constatações da avaliação são categorizadas como Não Conformidade Maior, Não Conformidade Menor, Requer Correção, Oportunidade de Melhoria ou Nota de Alerta para o LRQA, definidos como a seguir:

Não Conformidade Maior: Uma falha do sistema que:

• já esteja afetando a eficácia do sistema ou seus resultados
• coloque em risco a capacidade do sistema de gestão
• requeira contenção imediata
• requeira análise de causa e ação corretiva imediata

Não Conformidade Menor: Uma falha em um processo ou procedimento interno, ou uma constatação tal que deterioração adicional do controle poderia razoavelmente ser considerado como acarretando em que o sistema se torne ineficaz. Requer investigação de causa raiz e ação corretiva.

Requer Correção: Uma constatação para a qual correção é requerida, mas não é indicativa de falha ou fraqueza, e tem impacto insuficiente para que investigação de causa e ação corretiva sejam requeridos.

Nota de Alerta para o LRQA: Assunto para acompanhamento pelo avaliador na próxima visita.

É conveniente guardar os relatórios de visitas por três anos. Em circunstâncias excepcionais nós poderemos solicitar cópias dos mesmos.
Um ponto importante a lembrar é que a ausência de uma não conformidade contra qualquer área de atividade não implica, necessariamente, que não existem não conformidades. Um trabalho de avaliação tem por base a utilização de técnicas de amostragem e, estatisticamente, sempre há a possibilidade de haver problemas não identificados durante a sua realização. Isto deve estar sempre em mente quando você executar as suas próprias avaliaçãos do sistema de gestão.

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Confidencialidade

Nenhuma das informações reunidas pelo LRQA a respeito da sua organização, incluindo o conteúdo dos relatórios, será revelado a terceiros sem a sua autorização escrita, exceto quanto ao requerido pelo órgão de credenciamento.

Credenciamento

O LRQA é credenciado no Reino Unido pelo United Kingdom Accreditation Service, UKAS, no Brasil, pelo INMETRO, e por outros organismos nacionais de credenciamento em todo o mundo.

Poderá haver a possibilidade de registro num Diretório de Empresas Aprovadas uma vez recebida a certificação, como o CB-25 e INMETRO.

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Foi tomado todo o cuidado para que o teor desta Nota de Informação ao Cliente fosse preciso na ocasião de sua emissão. No entanto, os requisitos em que este documento se baseia estão sujeitos a alterações e, se tiver dúvidas, por favor procure o seu escritório local para assegurar-se de que dispõe da última versão.