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Procedimentos para a Certificação
Transferência de Certificação para o LRQA
Visão geral
Esta Nota de Informação ao Cliente descreve as principais etapas do processo de transferência de uma certificação acreditada (“takeover”) de uma empresa que já tenha um Sistema de Gestão atendendo aos requisitos de critérios de avaliação reconhecidos, aprovado por outro Organismo de Certificação Acreditado.
O processo de transferência é feito através de uma verificação da documentação e informações fornecidas pelo Cliente em nosso escritório. Entretanto, caso as informações e/ou documentação não forem suficientes para a emissão do certificado após a revisão técnica pela função competente do LRQA, o processo deverá incluir uma visita as instalações (site) para que a emissão dos certificados possa ser feita.
Uma vez que o certificado de aprovação tenha sido emitido, visitas de manutenção serão conduzidas para a manutenção da certificação.
A data de validade do certificado emitido pelo LRQA dependerá do certificado que está sendo substituído. Se este certificado existente:
- não tem data de validade - o certificado do LRQA será válido por três anos à partir da data da última visita de certificação ou de renovação de certificado;
- tem uma data de validade - a validade do certificado do LRQA será aquela registrada no certificado existente, ou três anos, o que ocorrer primeiro.
Antes da avaliação, serão acordadas as datas da visita, os horários de início e término e a equipe avaliadora, tempo de duração da visita, e que partes de seu sistema de gestão serão avaliadas. As avaliações serão conduzidas e reportadas em seu idioma a menos que seja acordado de outra forma.
Antes da avaliação de transferência
Para oferecer uma cotação, o LRQA precisará:
- de detalhes da empresa e suas atividades;
- de uma cópia do certificado atual incluindo a duração da certificação e sua data de validade;
- da duração das atuais visitas de manutenção ou da próxima visita de renovação de certificado;
- determinar a duração da visita do LRQA à sua empresa, adequada à etapa do ciclo de manutenções / renovação de certificado aplicável à certificação existente. Caso a certificação anterior era baseada num programa “contínuo” ou “manutenção por etapas”, e uma visita para examinar o sistema como um todo não tenha sido realizada nos tres anos anteriores, será incluido tempo adicional para permitir uma avaliação mais a fundo do sistema de gestão.
Uma vez que tenha sido assinado um contrato com o LRQA, serão necessários detalhes dos resultados das avaliações anteriores (por exemplo: cópia dos relatórios da última avaliação de renovação de certificado e de manutenções) de modo que se possa verificar a situação da certificação do Sistema de Gestão existente.
Também, para emitir um certificado acreditado, será preciso verificar que:
- as atividades da empresa se enquadram no escopo de certificação;
- razões da empresa para transferência da certificação;
- a certificação existente está coberta por um órgão acreditador reconhecido pelo IAF (International Accreditation Forum);
- o escopo de certificação existente atende aos requisitos de acreditação vigentes;
- foram tomadas ações apropriadas em relação a qualquer reclamação externa recebida pela empresa;
- a situação de qualquer engajamento da empresa com órgãos regulatórios em relação a atendimento legal.
Avaliação de transferência da certificação
Propósito
Se a verificação da documentação e detalhes fornecidos pelo Cliente considerar que são suficientes para permitir a entrega de uma certificado acreditado para o Cliente, então o LRQA conduzirá uma visita de transferência de certificação.
Esta visita é feita para verificar se o sistema de gestão certificado continua a ser mantido, implementado e a proporcionar melhoria contínua. Serão consideradas as implicações de quaisquer alterações no sistema, p.e. aquelas iniciadas como resultado de mudanças em atividades, produtos ou serviços. Também visa confirmar a continuidade de conformidade com os requisitos de certificação.
Conduzindo a avaliação
A visita inicia-se com uma reunião de abertura. O avaliador explicará aos participantes como a avaliação será conduzida, podendo-se também ser feita uma introdução da empresa. O avaliador acordará um plano para a visita. O avaliador irá então:
- analisar criticamente o escopo de certificação pleiteado contra o escopo anterior e examinar o sistema, processos, documentação e registros existentes para se assegurar de que eles contemplam as atividades, produtos e serviços incluídos no escopo proposto.
- analisar criticamente o certificado existente para estabelecer sua validade, aplicabilidade às atividades, produtos ou serviços, e os sites envolvidos, bem como a condição da acreditação.
- analisar criticamente o último relatório de visita de manutenção feito pelo organismo certificador para verificar quaisquer ações corretivas pendentes. Será avaliada a relevância de quaisquer constatações pendentes e discutir prazo para ações corretivas.
- para sistemas de gestão em segurança e saude ocupacional (SSO) e ambiental (SGA), será realizada uma visita às instalações (site tour) para verificar se todos os perigos em SSO e aspectos ambientais dentro do escopo de certificação foram identificados e considerados no sistema de gestão.
- analisar criticamente alterações no sistema e a eficácia de suas implementações.
A visita termina com uma reunião de encerramento para apresentar o relatório e acordar a próxima etapa do processo de avaliação, incluindo-se qualquer questão administrativa, de saúde e segurança. Detalhes das próxima etapas do ciclo de certificação poderão ser encontrados nas notas de informação ao cliente para cada tipo de certificação.
Relatório
Nos relatórios de visita são registradas constatações da avaliação, evolução do plano de avaliação, comentários positivos, e também pontos de clarificação ou interpretação. As constatações da avaliação são registradas no Registro de Constatações e identificadas como Não-conformidade Maior ou Não-conformidade Menor. Essas graduações são definidas como:
Não-conformidade Maior
A ausência de, ou a falha de implementação ou manutenção, de um ou mais elementos do sistema de gestão, ou a situação que poderia, com base em evidências objetivas disponíveis, levantar dúvida significativa que a gestão está atingindo:
- a política, objetivos ou compromissos públicos da organização;
- conformidade com os requisitos regulamentares aplicáveis;
- conformidade com os requisitos de Clientes aplicáveis;
- conformidade com os critérios de auditoria;
Geralmente, uma não-conformidade maior será uma falha de sistema que:
- já está afetando a eficácia do sistema ou os resultados esperados;
- põe em risco a capacidade do sistema de gestão;
- requer contenção imediata;
- requer análise imediata da causa raiz e ação corretiva.
O líder da equipe tomará as providências para o acompanhamento.
Não-conformidade Menor
Uma falha de processo ou de procedimento; ou uma constatação onde uma deterioração adicional de controle possa ser razoavelmente considerada como resultante no sistema tornar-se ineficaz. Requer investigação da causa raiz e ação corretiva.
Caso identificada numa visita envolvendo emissão de certificado, então o avaliador solicitará indicar as ações corretivas a serem tomadas. Esse plano de ação corretiva fará parte da análise independente pelo nosso escritório antes do certificado ser emitido. Caso identificada numa visita de manutenção, embora se faça necessário tomar ação corretiva num prazo adequado após a visita, normalmente não será necessário prover os detalhes da ação até a próxima visita. Em ambos os casos, na próxima visita o avaliador analisará a ação tomada e fará seu registro na seção de análise de ação corretiva do registro de constatações.
Cópias de todos os relatórios de visitas devem ser mantidas por três anos. Em circunstâncias excepcionais, poderão ser solicitadas cópias de relatórios anteriores.
Caso seja identificada qualquer questão isolada que deva ser endereçada para se evitar uma não-conformidade numa visita subsequente, essa será registrada na seção pertinente do relatório. Sugestões para melhorias que possam ser feitas em atendimento ao sistema de gestão para melhorar a eficácia dos processos contemplados serão registradas:
- no Sumário Executivo, para sugestões de melhorias estratégicas, ou
- no corpo do relatório, para sugestões de melhorias relacionadas a uma área particular.
Amostragem
É importante lembrar que embora um problema possa não ter sido identificado numa área ou atividade, não necessariamente significa que não haja problemas. Como o trabalho de avaliação é baseado em técnicas de amostragem, estatisticamente sempre existe a possibilidade de que questões não sejam identificadas durante a avaliação. Considere-se também este fato para auditoria interna do sistema de gestão.
Confidencialidade
Não será repassada qualquer informação obtida de sua organização (incluindo-se o conteúdo dos relatórios) a qualquer outra pessoa ou organização sem sua permisão (exceto se requisitado pelo órgão acreditador)
Informações adicionais
Para maiores informações sobre como o LRQA pode ajudar seus negócios a atender requisitos da indústria e permanecer competitivo, visite o website corporativo www.lrqa.com ou o site local www.lrqa.com.br. Neles poderão ser encontradas mais informações sobre nossos serviços de certificação e outros serviços relacionados.
topo da página
Foi tomado todo o cuidado para que o teor desta
Nota de Informação ao Cliente fosse preciso na ocasião
de sua emissão. No entanto, os requisitos em que este documento
se baseia estão sujeitos a alterações e, se
tiver dúvidas, por favor procure o seu escritório
local para assegurar-se de que dispõe da última versão. |
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