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Procedimentos para a Certificação
Nota de Informação ao Cliente
Auditorias por Amostragem de Organizações com Múltiplos
Locais (Multisite Organisations) - SGQ
Visão geral
Normalmente avaliações para certificação e subseqüente manutenção devem ser conduzidas em cada site de uma organização a ser incluído na certificação. Entretanto, quando as atividades de uma organização são realizadas de modo similar em diferentes sites, todos sob o controle da organização, o LRQA pode amostrar os sites em ambas as etapas, seja de certificação ou de manutenções. Esta Nota de Informação ao Cliente esclarece quando essa possibilidade é aceitável, em linha com o ‘IAF Mandatory Document MD 1 revisão 1’. O modo de amostragem decrito não é aplicável a avaliações multi-site de organizações com atividades diferentes.
O que se quer dizer com uma organização multi-site?
Uma organização multi-site é definida como uma organização tendo:
- uma função central identificada (normalmente referenciada como administração central) na qual certas atividades são planejadas, controladas ou gerenciadas, e
- uma rede de sites, filiais ou escritórios locais na qual as atividades são realizadas parcial ou integralmente. Tal organização não precisa ser uma única entidade legal, mas todos os sites devem ter uma interligação legal ou contratual com a administração central da organização, e estar sujeito a um sistema de qualidade comum que é resguardado, estabelecido e sujeito a vigilância contínua pela administração central. Isto significa que a administração central tem direitos para implementar ações corretivas em qualquer site quando necessário. Se aplicável, isto deve ser resguardado em contrato entre a administração central e os sites.
Exemplos de possíveis organizações multi-site são:
- organizações operando com franquias (por exemplo: concessionárias de veículos);
- empresas fabris com uma rede de fábricas e escritórios de vendas;
- empresas prestadoras de serviços com filiais oferecendo serviços similares;
- empresas com múltiplas divisões de negócios
Critérios para avaliação sob o esquema de amostragem multi-site do LRQA
Os processos em todos os sites devem ser substancialmente do mesmo tipo e devem ser operados por métodos e procedimentos similares. Onde alguns dos sites em consideração conduzem processos similares, mas menos do que outros, eles são elegíveis de inclusão na certificação multi-site, enquanto que os sites que executam a maioria dos processos, ou processos críticos, estão sujeitos a avaliação desses processos.
Clientes que conduzem seus negócios através de processos interligados em locais diferentes também são elegíveis para amostragem desde que todas as provisões desse procedimento sejam atendidas. Onde processos em cada local não são similares, mas estão claramente interligados, o plano de amostragem do LRQA incluirá pelo menos um exemplo de cada processo executado pela organização (por exemplo: fabricação de componentes eletrônicos num local, montagem dos mesmos componentes – pela mesma empresa – em diversos outros locais).
O sistema de gestão do cliente deve ter um plano controlado e administrado centralmente e ser submetido a uma análise crítica pela alta administração de forma centralisada. Todos os sites pertinentes (incluindo-se a administração central) devem constar no programa de auditoria interna e todos devem ter sido auditados de acordo com este programa antes de se iniciar a avaliação pelo LRQA.
O cliente deverá demonstrar que a administração central estabeleceu um sistema de gestão de acordo com a(s) norma(s) de gestão pertinente(s), e que a organização inteira atende aos requisitos dessa(s) norma(s), incluindo-se as regulamentações pertinentes.
A organização deve demonstrar sua capacidade em obter e analisar dados (incluindo-se, mas não limitado aos itens abaixo listados) de todos os sites, incluido-se a administração central, e também demonstrar sua autoridade e capacidade para iniciar mudanças organizacionais, aplicável a:
- alterações no sistema de gestão e na sua documentação
- análise crítica pela alta administração
- reclamações
- avaliação de ações corretivas
- planejamento de auditorias internas, e avaliação dos resultados
- alterações em aspectos ambientais e impactos associados para Sistemas de Gestão Ambiental, e
- requisitos legais
Nem todas as organizações que atendam a definição de “cliente multi-site” serão elegíveis para amostragem de sites. Nem todas as normas de gestão são adequadas para certificação multi-site, por exemplo: amostragem multi-site não seria adequada para a avaliação de variáveis de fatores locais.
Regras específicas também são aplicáveis a alguns segmentos, por exemplo: automotivo (ISO/TS 16949) e aeroespacial (AS 9100 series). Os requisitos desses esquemas são preferenciais.
O LRQA é requerido a restringir tais amostragens quando a amostragem de sites não é adequada para se confiar suficientemente na eficácia do sistema de gestão sob avaliação. Tais considerações incluem:
- escopo de setores e códigos de atividades (i.e. baseado nos riscos da avaliação ou complexidade associados ao setor ou atividade)
- tamanho dos sites elegíveis para avaliação multi-site – quanto maior for o tamanho de um site, maior será a tendência inerente para a implementação do sistema variar de site para site; consequentemente maior será a necessidade de se aumentar a frequência de amostragens. De modo similar, diferenças extremas no tamanho ou complexidade de sites individuais aumentam a tendência para variações no modo como o sistema é implementado. Se existirem variações significativas em equipamentos operacionais ou tamanho de sites, como tal seria razoável a expectativa de algumas variações em consistência de operações, as visita empreendidas devem assegurar amostragem suficiente de cada subcategoria de tipo de site.
- variações na implementação local de sistemas de gestão tais como a necessidade para o recurso frequente do uso de planos dentro do sistema de gestão para considerar diferentes atividades ou diferentes sistemas regulatórios ou contratuais
- uso de sites temporários que operem sob o sistema de gestão da organização
Informações requeridas
Nem todas as organizações que atendam a definição de “organização multi-site” serão elegíveis para amostragem de sites. A amostragem de sites será limitada a tipos de organização em que se possa confiar suficientemente da eficácia do sistema da qualidade sob avaliação. Tais restrições podem se relativas a escopo de setores, atividades, tamanho de sites, variações na implementação local do sistema da qualidade etc.
Na preparação do contrato, será portanto necessário obter informações para se identificar a complexidade e escala das atividades incluídas no sistema da qualidade e também quaisquer diferenças entre os sites. Isto formará a base para se determinar o nível de amostragem. Também será preciso verificar se os sites produzem o mesmo tipo de produtos ou prestam o mesmo tipo de serviços valendo-se dos mesmos processos, procedimentos e métodos. Somente após um exame positivo pelo LRQA de que todos os sites propostos para inclusão no esquema multi-site atendem aos critérios será permitido aplicar o procedimento de amostragem de sites.
Caso todos os sites em que a atividade a ser certificada não estiver pronta para certificação no mesmo tempo, será importante comunicar com antecedência ao LRQA os sites a serem incluídos na certificação. Para o certificado, será preciso descrever, como um grupo, os sites a serem incluídos, por exemplo: todos os sites de uma área específica.
Lidando com não-conconformidades
Caso seja encontrada uma não-conformidade num dado site, seja por auditoria interna ou pelo LRQA, deve-se investigar se outros sites podem ser afetados. Por isso deve ser feita uma análise crítica de qualquer não-conformidade para determinar se é uma deficiência existente em outros sites. Caso seja, devem ser tomadas ações corretivas tanto na administração central como nos sites envolvidos. O LRQA precisará monitorar o processo de análise crítica e ação corretiva e poderá aumentar a frequência de amostragem até que fique claro que o controle foi restabelecido.
Na execução do processo de avaliação, caso algum site tenha uma Não-conformidade Maior, não será concedida emissão de certificado a qualquer site da rede até que sejam concluídas ações corretivas satisfatórias; também não será concedido excluir um dado site por causa de uma Não-conformidade Maior nesse site. Isto se explica, devido ao processo de amostragem, por não se terem evidências suficientes para se estabelecer a extensão da deficiência.
Certificados
Normalmente o LRQA emite um certificado simples identificando o nome e endereço da administração central da organização com uma relação anexa listando todos os sites pertencentes a esse certificado. Se o escopo da certificação de algum site(s) for apenas parte do escopo geral, aquele será claramente mostrado na relação de sites. A lista de sites deve ser mantida atualizada. Por isso o LRQA deve ser informado do fechamento de qualquer site. O LRQA é requerido a ter atenção a falha em prover tal informação como um uso indevido do certificado e a tomar ações apropriadas.
- Sites adicionais podem ser agregados a um certificado existente em visitas de renovação de certificado ou como parte de visitas de manutenção. Em se acrescentando um novo grupo de sites a uma rede multi-site já certificada, o LRQA considera os novos sites como um conjunto independente para a determinação do tamanho da amostra. Após incluir o novo grupo no certificado, os novos sites serão somados ao total anterior para trabalhar-se o tamanho da amostra para futuras visitas de manutenção ou de renovação de certificado. O LRQA é requerido a cancelar o certificado na sua totalidade se a administração central ou algum dos sites não atender aos critérios necessários para manter o certificado.
Amostragem
A amostra de sites escolhidos será em parte seletiva baseada em fatores tais como resultados de auditorias internas e ações corretivas, variações significativas no tamanho de sites ou atividades; e em parte não seletiva. Isto deveria resultar em uma faixa de diferentes sites sendo selecionados, sem excluir o elemento aleatório – pelo menos 25% da amostra deve ser selecionada aleatóriamente.
Caso a organização tenha uma estrutura hierárquica de divisões de negócios (p.e. sede (administração central) / administrações nacionais / administrações regionais / divisões locais etc.), o modelo de amostragem será aplicado em cada nível. Esta seleção será concluída após a avaliação na administração central, a qual será então informada dos sites selecionados. Enquanto isto possa ser uma notificação relativamente curta, o LRQA concederá tempo adequado de preparação para a visita.
Amostragem
É importante lembrar que embora um problema possa não ter sido identificado numa área ou atividade, não necessariamente significa que não haja problemas. Como o trabalho de avaliação é baseado em técnicas de amostragem, estatisticamente sempre existe a possibilidade de que questões não sejam identificadas durante a avaliação. Considere-se também este fato para auditoria interna do sistema de gestão.
Confidencialidade
Não será repassada qualquer informação obtida de sua organização (incluindo-se o conteúdo dos relatórios) a qualquer outra pessoa ou organização sem sua permisão (exceto se requisitado pelo órgão acreditador)
Informações adicionais
Para maiores informações sobre como o LRQA pode ajudar seus negócios a atender requisitos da indústria e permanecer competitivo, visite o website corporativo www.lrqa.com ou o site local www.lrqa.com.br. Neles poderão ser encontradas mais informações sobre nossos serviços de certificação e outros serviços relacionados.
topo da página
Foi tomado todo o cuidado para que o teor desta
Nota de Informação ao Cliente fosse preciso na ocasião
de sua emissão. No entanto, os requisitos em que este documento
se baseia estão sujeitos a alterações e, se
tiver dúvidas, por favor procure o seu escritório
local para assegurar-se de que dispõe da última versão.
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