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Nota de Informação ao Cliente
Auditorias por Amostragem de Organizações com Múltiplos Locais (Multisite Organisations) - SGQ

Introdução

Normalmente, as auditorias para certificação e a manutenção subseqüente devem ocorrer em cada local de uma organização a ser abrangido pela certificação. No entanto, quando as atividades de uma organização são executadas de maneira similar em diferentes locais, todos sob o seu controle, o LRQA poderá fazer uma amostragem dos locais tanto no estágio de auditoria quanto no de manutenção. Esta Nota de Informação ao Cliente aborda as condições nas quais isto é aceitável e está em conformidade com o documento 'IAF Guidance on the Application of ISO/IEC Guide 62', Annex 3.

O enfoque de amostragem descrito não se aplica às auditorias de organizações que operam em múltiplos locais onde se desenvolvem atividades essencialmente diversas.

O que Queremos Dizer com Organização com Múltiplos Locais?

Uma organização com múltiplos locais é definida como aquela que tem um órgão central identificado (normalmente referido como o escritório central) onde certas atividades são planejadas, controladas ou administradas, e uma rede de escritórios locais ou filiais (locais) nos quais essas atividades são parcial ou inteiramente executadas.

Tal organização não precisa se constituir numa única pessoa jurídica, mas todos os locais deverão ter uma ligação legal ou contratual com o escritório central e estar sujeitos a um sistema de qualidade comum, que tenha sido criado, estabelecido e esteja sujeito à manutenção contínua pelo escritório central. Isto quer dizer que o escritório central tem o poder de implementar ações corretivas em qualquer local, quando necessário. Quando aplicável, isto pode ser estabelecido por contrato entre o escritório central e os diversos locais.

Exemplos de organizações com múltiplos locais são:

1. Organizações que operam com franquias (por exemplo, concessionárias de automóveis)
2. Empresas manufatureiras com uma rede de escritórios de vendas (este anexo aplicar-se-ia à rede de vendas),
3. Empresas com diversas filiais.

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Critérios de Elegibilidade para Auditoria nos Termos do Programa de Amostragem para Múltiplos Locais do LRQA

Para poder participar do programa de amostragem para múltiplos locais do LRQA, as organizações precisam atender aos seguintes critérios:

Os produtos ou serviços fornecidos por todos os locais devem ser substancialmente da mesma espécie e produzidos essencialmente segundo os mesmos métodos e procedimentos.

O sistema de gestão da organização deve ter administração centralizada, sob um plano também controlado centralmente, e sujeito à análise da administração central. Todos os locais relevantes (incluindo o escritório central) estarão sujeitos ao programa de auditoria interna da organização e devem ser auditados de acordo com ele antes do LRQA iniciar a sua auditoria.

Também deve ser demonstrado que o escritório central implantou um sistema de gestão da qualidade de acordo com a norma de auditoria e que toda a organização atende aos seus requisitos. Isto inclui levar em conta os regulamentos relevantes.

A organização deve demonstrar a sua autoridade e capacidade de fazer mudanças organizacionais, se necessário, e de coletar e analisar dados (englobando, sem porém a isto se limitar, os itens listados abaixo) de todos os locais, inclusive do escritório central.

• Documentação e alterações do sistema;
• Análise gerencial;
• Queixas;
• Avaliação de ações corretivas; e
• Planejamento de auditoria interna e avaliação de resultados.

O LRQA não tem permissão para prosseguir com uma auditoria com base em amostragem de múltiplos locais caso identifiquemos não conformidades em relação a estes critérios.

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Informações Requeridas

Nem todas as entidades que preenchem a definição de "organização com múltiplos locais" são elegíveis para o sistema de amostragem, que se limitará aos tipos de organizações para as quais ele oferece confiança suficiente quanto à eficácia do sistema de qualidade sob auditoria. Tais restrições podem se relacionar a setores, atividades, tamanho do local, variações na implementação local do sistema da qualidade, etc.

Portanto, durante o processo de preparação do contrato, o LRQA precisa obter de você informações para identificar a complexidade e escala das suas atividades dentro do sistema da qualidade sujeito à certificação, assim como sobre as diferenças entre os locais. Isto formará a base para determinar o nível de amostragem.

Também precisaremos verificar em que medida os seus locais produzem ou oferecem, substancialmente, o mesmo tipo de produtos ou serviços de acordo com os mesmos processos, procedimentos e métodos. Somente depois de um exame positivo pelo LRQA de que todos os locais propostos para inclusão no programa de amostragem atendem aos critérios, é que poderemos aplicar o procedimento de amostragem aos locais individuais.

Se todos os seus locais onde a atividade sujeita à certificação é executada não estiverem prontos para certificação ao mesmo tempo, você precisa nos informar antecipadamente quais dentre eles deseja incluir no certificado. Para o certificado, precisamos ser capazes de descrever, como um grupo, os locais que estão incluídos como, por exemplo, todos aqueles numa área específica.

Lidando com as Não Conformidades

Quando forem encontradas não conformidades num particular local, seja através da sua auditoria interna ou de uma visita do LRQA, deverá haver uma investigação para determinar se os outros locais poderiam ser afetados. Deste modo, necessitamos que você analise qualquer não conformidade a fim de determinar se ela indica uma deficiência global do sistema aplicável a qualquer outro local. Se isto ocorrer, as ações corretivas devem ser tomadas tanto no escritório central quando nos locais relevantes. O LRQA precisará monitorar a sua análise e o processo de ações corretivas e poderá necessitar aumentar a freqüência de amostragem até que fique claro que o controle foi restabelecido.

Ao executar o processo de auditoria, se qualquer local tiver uma não conformidade, não poderemos emitir um certificado para nenhum deles da rede até que sejam concluídas ações corretivas satisfatórias; nem poderemos excluir um particular local por causa de uma não conformidade no mesmo. Assim é, por que, devido ao processo de amostragem, o LRQA não terá evidências suficientes para estabelecer a extensão da deficiência.

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Certificados

Normalmente, um único certificado será emitido identificando o nome e endereço do escritório central da sua organização com uma lista contendo todos os locais para os quais o certificado se aplica. Se o escopo da certificação de qualquer local apenas fizer parte do escopo geral, isto será claramente mostrado na listagem.

A lista de locais precisa ser mantida atualizada. O LRQA, desta forma, lhe solicita que informe sobre o encerramento das atividades de qualquer deles. Somos obrigados a considerar a omissão de fornecer esta informação como um mal uso do certificado e tomar as medidas cabíveis.

Locais adicionais podem ser adicionados a um certificado existente como resultado de atividades de manutenção ou nova auditoria. Cada novo grupo de locais que se reunirão a uma rede já certificada de múltiplos locais será considerado como um conjunto independente para a determinação do tamanho da amostra. Depois da inclusão do novo grupo no certificado, os novos locais serão reunidos aos anteriores para a determinação do tamanho da amostra para futuras visitas de manutenção ou auditorias de renovação de certificado.

O LRQA é obrigado a cancelar o certificado em sua totalidade caso o escritório central ou qualquer um dos locais não atenda aos critérios necessários para a sua manutenção.

Amostragem

A amostra dos locais escolhidos será parcialmente seletiva com base em fatores como os resultados da auditoria interna e ações corretivas e variações significativas no tamanho das atividades e parcialmente não seletiva. Isto resultará na seleção de diferentes locais, sem excluir o elemento aleatório - pelo menos 25% da amostra serão selecionados aleatoriamente.

Se a sua organização tem um sistema hierárquico de filiais (por exemplo, escritório sede (central) / escritórios nacionais / regionais / filiais locais), o modelo de amostragem será aplicado a cada nível.

Esta seleção será concluída depois da auditoria no escritório central, que será informado sobre os locais selecionados. Embora isto possa se dar em prazo relativamente curto, o LRQA dará um prazo adequado para a preparação para a auditoria.

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Foi tomado todo o cuidado para que o teor desta Nota de Informação ao Cliente fosse preciso na ocasião de sua emissão. No entanto, os requisitos em que este documento se baseia estão sujeitos a alterações e, se tiver dúvidas, por favor procure o seu escritório local para assegurar-se de que dispõe da última versão.