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Nota de Informação ao Cliente
Suspensão e Cancelamento da Aprovação

Esta Nota de Informação ao Cliente descreve o que ocorre quando há uma falha na manutenção do seu sistema de gestão ou quando você solicita que a sua aprovação seja suspensa ou cancelada. As condições para manter a aprovação do seu sistema de gestão são definidas pelo Contrato com o LRQA e seus anexos. O não atendimento a essas condições pode acarretar a suspensão e/ou o cancelamento do seu certificado de aprovação e a rescisão do Contrato com o LRQA.

A suspensão da aprovação pode dar-se a seu pedido, por uma falha na manutenção do seu sistema de gestão ou em decorrência de ser negada ao LRQA a oportunidade de verificar a implementação continuada e a conformidade do sistema aprovado.

Implicações da Suspensão

Quando a sua aprovação é suspensa, você:

• não mais poderá declarar que tem a aprovação do LRQA
• não mais poderá aceitar pedidos para os quais a sua aprovação é uma condição contratual
• não mais poderá promover a sua aprovação do LRQA
• deverá notificar os clientes com quem tem contratos para os quais a aprovação era requisito que ela foi suspensa

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Não Conformidade Maior

Sempre que uma Nota de Não Conformidade Maior for emitida numa visita de manutenção, ou de renovação do certificado, você deverá implementar todas as ações corretivas necessárias para colocar o seu sistema novamente em conformidade com a norma de avaliação para que a aprovação seja mantida.

O avaliador discutirá e acordará com você as medidas e prazos para que o LRQA verifique as ações corretivas que você adotou. Para a maioria dos casos, a ação corretiva será verificada conduzindo-se uma visita especial de manutenção dentro de três meses. Caso a Não Conformidade Maior seja identificada em uma Renovação, o certificado não poderá ser re-emitido antes que uma análise técnica após a visita de acompanhamento confirme que a  Não Conformidade Maior pode ser encerrada ou regraduada para Menor.
Em casos extremos, como a improvável situação em que todo o seu sistema de gestão está totalmente fora de conformidade (como evidenciado pela emissão de múltiplas Notas de Não Conformidade), o LRQA poderá decidir suspender a sua aprovação de imediato.

Caso a Não Conformidade Maior seja emitida em uma visita de manutenção, se  a visita especial de manutenção (ou outro tipo de análise) confirmar que ações corretivas efetivas foram tomadas, de maneira que a Nota de Não Conformidade Maior possa ser   encerrada ou regraduada para Menor, isto será confirmado pelo LRQA por escrito e a sua aprovação voltará a vigorar de acordo com o programa de manutenção existente. Se ficar confirmado que você deixou de tomar as ações corretivas necessárias, será notificado de que a sua aprovação foi suspensa.

Não Conformidade Menor

Se as visitas de manutenção  forem realizadas a intervalos de seis meses, o acompanhamento das Não Conformidades Menores emitidas durante uma visita  de manutenção será, normalmente, incorporado à sua próxima visita. Caso o intervalo entre as visitas de manutenção seja maior que seis meses, as ações corretivas seráo verificadas em visita especial, realizada  em prazo não superior a seis meses.

Se a qualquer momento você solicitar a suspensão da sua aprovação, deverá submeter o pedido ao LRQA por escrito, apresentando os motivos. Se, após a análise e autorização do LRQA, o seu pedido for concedido, a suspensão permanecerá em vigor até que você solicite o retorno da aprovação e o LRQA conduza a bom termo uma visita especial de manutenção, ou até que o seu certificado perca a validade, quando a aprovação cessará automaticamente.

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Não Aceitação de uma Visita Programada

Se não pudermos entrar em acordo sobre a realização de uma visita programada para ocorrer dentro de um período razoável, de modo que o LRQA não possa ter a oportunidade de verificar a implementação continuada e a conformidade do sistema de gestão aprovado, a sua aprovação será suspensa.

Se você não puder demonstrar a implementação continuada do seu sistema de gestão aprovado em virtude de circunstâncias extraordinárias (por exemplo, a falta temporária de negócios), poderá ser decidido suspender temporariamente a sua aprovação.

Em todos os casos, você será notificado por escrito pelo LRQA que a sua aprovação foi suspensa. Esta notificação incluirá:

• O prazo que você tem para responder (Nota: para os casos de falha na manutenção do sistema de gestão aprovado, você deverá responder dentro de 14 dias a contar da data da notificação).
• Quando apropriado, o período da suspensão (Nota: a suspensão normalmente permanece em vigor até a conclusão com sucesso de uma visita especial de manutenção ou até a data em que o certificado perde a validade.
• As implicações da suspensão

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Resposta à Suspensão

Se a sua aprovação tiver sido suspensa como resultado de falha em manter o sistema de gestão aprovado, há três respostas possíveis que você poderá adotar:

• Você poderá alegar que tomou ações corretivas adequadas e pedir ao LRQA que verifique a sua eficácia, a fim de que a sua aprovação volte a vigorar (por exemplo, uma segunda visita especial de manutenção)
• Se você não concordar com a justificativa do LRQA para suspender a sua aprovação, poderá invocar o procedimento de recurso do LRQA
• Poderá decidir não responder nem adotar qualquer outra ação, caso em que o LRQA iniciará o processo de cancelamento da aprovação

Quando uma segunda visita especial de manutenção for solicitada, ela somente será realizada se a data programada for aceitável para o LRQA (i. e., normalmente dentro de um mês da primeira visita especial de manutenção).

Cancelamento da Aprovação

Pedido para Cancelar a Aprovação

Você poderá pedir que o seu contrato de aprovação seja rescindido e a aprovação cancelada a qualquer tempo, de acordo com os termos para “Rescisão” definidos no Contrato com o LRQA.

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Rescisão pelo LRQA

O LRQA rescindirá o seu contrato e cancelará o seu certificado de aprovação caso ocorra qualquer uma das seguintes situações:

• Você não responder a uma carta de suspensão resultante de não manter o seu sistema de gestão aprovado, ou se você decidir optar pelo cancelamento da aprovação como alternativa à implementação de ações corretivas
• Se for determinado que as ações corretivas não são aceitáveis após uma segunda visita especial de manutenção
• Outras (por exemplo, motivos financeiros)

Notificação do Cancelamento

Em todos os casos, você será notificado por escrito pelo LRQA que a sua aprovação foi ou será cancelada, declarando a data de eficácia da medida. Você deverá:

• Destruir todas as cópias dos certificados de aprovação relevantes do LRQA
• Não mais declarar que tem a aprovação do LRQA
• Retirar de circulação quaisquer documentos com o logotipo do LRQA
• Analisar as propostas e contratos existentes a fim de verificar se a sua aprovação é condição contratual, notificando os clientes que tenham exigido este requisito que a sua aprovação foi cancelada

O cancelamento da sua aprovação também será notificada a todas as partes interessadas pelos meios que o LRQA julgar mais eficazes. Normalmente, isto incluirá notificação a todos os diretórios de empresas aprovadas que tenham sido notificadas sobre a sua aprovação original (por exemplo, UK HMSO QA Register, ASQ QS-9000 Certified Company Database, CB-25, INMETRO, etc.)

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Foi tomado todo o cuidado para que o teor desta Nota de Informação ao Cliente fosse preciso na ocasião de sua emissão. No entanto, os requisitos em que este documento se baseia estão sujeitos a alterações e, se tiver dúvidas, por favor procure o seu escritório local para assegurar-se de que dispõe da última versão.