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Procedimentos para a Certificação
Suspensão e Cancelamento de Certificação
Visão geral
Esta Nota de Informação descreve o que acontece se houver falha para manter o sistema de gestão, ou quando o cliente solicita que seu certificado de aprovação seja suspenso ou cancelado. O Acordo com o LRQA para certificações define as condições para manutenção da certificação do sistema de gestão. Falhas no atendimento a essas condições podem resultar na suspensão e/ou cancelamento do certificado e término do Acordo com o LRQA.
Suspensão da certificação
A suspensão da certificação pode ocorrer nas seguintes situações:
- por solicitação do cliente;
- devido a falha em manter o sistema de gestão certificado, ou
- devido ao LRQA ser impedido da oportunidade de verificar a continuidade da implementação e conformidade do sistema de gestão.
Implicações da suspensão
Se a certificação for suspensa:
- não se poderá mais reivindicar certificação ao LRQA;
- não se poderá mais aceitar pedidos ou ordens nas quais a certificação seja uma condição contratual;
- não se poderá mais divulgar a certificação concedida pelo LRQA;
- deverá ser notificado qualquer cliente com os quais se tenham contratos, para os quais a certificação é um requisito contratual, que a certificação foi suspensa.
Solicitação para suspender certificação
Se a qualquer momento o cliente solicitar que a certificação seja suspensa, este deverá submeter sua solicitação por escrito ao LRQA fornecendo as razões para o solicitado. Se, após análise e autorização pelo LRQA, sua solicitação para suspensão for concedida, a suspensão permanecerá em vigor até que você venha a solicitar que a certificação seja restaurada e o LRQA tenha conduzido uma visita especial satisfatória, ou até que que seu certificado termine a validade – quando a certificação automaticamente cessa.
Falha em manter o Sistema de Gestão certificado
Se for emitida uma Não-conformidade Maior numa visita de manutenção ou numa visita de renovação de certificado, será solicitada a implementação de todas as ações corretivas necessárias para restabelecer o sistema em conformidade com a Norma de gestão para que a certificação seja mantida.
O avaliador irá debater e acordar ações e prazos para verificação das ações corretivas que foram tomadas. O método de acompanhamento e prazos dependerão da natureza e gravidade da não-conformidade.
Nestes casos, as ações corretivas serão verificadas numa visita especial dentro de três meses da constatação da Não-conformidade Maior. Em circunstâncias extremas, tais como na condição de que todo o sistema esteja afetado (pela evidência de múltiplas Não-conformidades Maiores), o LRQA pode optar por suspender de imediato a certificação.
Se a visita especial (ou outra análise) confirmar que foram tomadas ações corretivas eficazes de modo que a Não-conformidade Maior possa ser regraduada ou encerrada, o LRQA fará essa confirmação por escrito e a certificação será mantida em linha com o programa de manutenção existente.
Se a visita especial detectar que houve falha na ação corretiva requerida, o cliente é notificado que a certificação foi suspensa.
Falha em acordar visita planejada
Se não for possível acordar uma visita programada para ocorrer dentro de prazo estipulado, tal que o LRQA tenha sido impedido da oportunidade de verificar a continuidade da implementação e conformidade do sistema de gestão, a certificação será suspensa.
Circunstâncias especiais
Se não for possível demonstrar a continuidade da implementação e conformidade do sistema de gestão devido a circunstâncias atípicas (por exemplo, uma falta temporária de negócios) poderá ser tomada uma decisão para suspender temporariamente a certificação.
Notificação de suspensão
Em todos os casos, será notificado por escrito que a certificação foi suspensa. Essa notificação incluirá:
- o prazo pelo qual deverá ser respondida
(Nota: para casos de falha em manter o sistema de gestão aprovado, será solicitada resposta dentro de 14 dias da data de notificação)
- a duração do período de suspensão
(Nota: a suspensão normalmente permanece em vigor até seu encerramento satisfatório dado numa visita especial, ou pela data de vencimento do certificado)
- as implicações da suspensão.
Resposta a suspensão
Caso a certificação tenha sido suspensa por falha em manter o sistema de gestão certificado, existem três respostas possíveis que poderão ser dadas:
- reivindicar terem sido tomadas ações corretivas apropriadas e solicitar que verifiquemos sua eficácia, e então ter a certificação restaurada (por exemplo, uma segunda visita especial)
- se não concordar com a justificativa do LRQA de suspensão da certificação, você poderá invocar o procedimento de apelações do LRQA, ou
- decidir-se a não responder ou não tomar outras ações. Nesse caso, o LRQA dará início ao processo de cancelamento do certificado.
Caso seja solicitada uma segunda visita especial, essa somente ocorrerá se o prazo para a visita for aceitável pelo LRQA (i.e. normalmente dentro de um mês da primeira visita especial).
Suspensão da certificação
Solicitação para encerrar certificação
Poderá ser solicitado que o contrato de certificação seja encerrado e a certificação cancelada a qualquer tempo de acordo com os termos de “Encerramento” definidos pelo Acordo com o LRQA.
Encerramento pelo LRQA
O LRQA encerrará o contrato e cancelará o certificado se quaisquer das seguintes circunstâncias ocorrer:
- ausência de resposta a carta de suspensão resultante de falha em manter o sistema de gestão certificado;
- decisão de optar pelo cancelamento da certificação como alternativa para implementar ações corretivas;
- constatação de ações corretivas não aceitáveis após uma segunda visita especial, ou outras razões (por exemplo, financeira).
Notificação de cancelamento
Em todos os casos será feita notificação por escrito pelo LRQA de que a certificação foi (ou será) cancelada, atestando a data à partir da qual o cancelamento é (ou se tornará) efetivo. Será feita solicitação para:
- destruir todas as cópias dos certificados pertinentes do LRQA;
- não se fazer reivindicações de outras certificações ao LRQA;
- retirar de circulação qualquer documento contendo o logo do LRQA;
- analisar contratos vigentes para se assegurar de que a certificação é uma condição contratual e notificar quaisquer clientes que tenham imposto tais requisitos de que a certificação foi cancelada.
O cancelamento da certificação será notificada a quaisquer partes interessadas por quaisquer meios considerados pelo LRQA como os mais eficazes. Isso normalmente inclui notificação a quaisquer diretórios de organizações certificadas que foram notificadas na certificação original (por exemplo, o UK QA Register, banco de dados de empresas certificadas etc).
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Foi tomado todo o cuidado para que o teor desta
Nota de Informação ao Cliente fosse preciso na ocasião
de sua emissão. No entanto, os requisitos em que este documento
se baseia estão sujeitos a alterações e, se
tiver dúvidas, por favor procure o seu escritório
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