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Procedimentos para a Certificação
Análise de Lacunas (Gap Analysis) e Avaliações Preliminares
Visão geral
Esta Nota de Informação descreve outros serviços de avaliação providos pelo LRQA que não resultam em certificação.
Tipos de serviços
Análise de Lacunas (Gap Analysis) – Nesta avaliação verifica-se como o sistema de gestão abordou, ou planeja abordar, todos os requisitos de uma Norma de gestão. O avaliador identifica e reporta as lacunas encontradas para o cliente. Este tipo de avaliação é mais indicado quando se está na fase inicial de implementação de um sistema de gestão.
Avaliação Preliminar (Preliminary Assessment) – Neste tipo de avaliação, o sistema de gestão e verificado contra os requisitos de uma Norma de gestão. O plano da visita é estabelecido pelo cliente e não requer que cubra todos os requisitos da Norma de gestão. Este tipo de avaliação é mais indicado quando os requisitos do sistema de gestão estão parcialmente ou totalmente implementados e se deseja identificar em qual grau está a implementação e onde devem ser focados os esforços para a etapa de certificação.
Propósito
O propósito de ambos os tipos de avaliação do sistema de gestão é determinar a prontidão para a certificação, podendo ser do todo ou de partes do sistema.
A visita também fornece uma oportunidade para se esclarecer alguma preocupação que se possa ter referente ao sistema ou ao processo de avaliação. Nossos avaliadores são abertos e solícitos, e adotam uma abordagem prática para adicionar valor ao processo de avaliação. A avaliação ajudará a identificar quaisquer fraquezas no sistema de gestão e permitirá ao avaliador estimar prazos realísticos para a avaliação de certificação. Se a avaliação revelar quaisquer deficiências maiores, será importante que se dedique um tempo de consolidação e maturidade antes da avaliação de certificação.
Avaliações desse tipo estão sujeitas a limitações de tempo e a uma técnica restrita de amostragem. Elas concentram-se em interpretação e implementação dos requisitos relevantes, ao invés de detalhes de conformidade. Amostragens dentro de áreas escolhidas indicarão pontos fortes e pontos fracos. Entretanto, é importante lembrar que mesmo que um problema não tenha sido identificado em uma área, departamento, ou elemento do sistema, não necessariamente significa que eles não existam. Esse aspecto será determinado na avaliação de certificação.
Preparando-se para a visita
O escopo da avaliação será acordado antes da visita e feito constar no contrato.
É fundamental que o avaliador seja acompanhado por um representante da empresa que entenda o sistema de gestão. Esse representante poderá tanto clarificar quaisquer constatações como também identificar quaisquer áreas com pontos fracos ou de preocupação. Esse representante poderá então comunicar as constatações de modo claro e rápido para as pessoas pertinentes na empresa.
O avaliador fará contato antes da visita para debater e acordar o programa da visita e outros detalhes para a visita.
Análises de Lacunas (Gap analysis) têm uma abordagem mais ampla e avaliam o seu sistema de gestão ou procedimentos existentes contra os requisitos de uma Norma ou os requisitos alterados de uma Norma revisada.
Avaliação preliminar (Preliminary Assessment) difere da avaliação para certificação porque o programa da visita é estabelecido pelo cliente e não precisa cobrir todos os requisitos da Norma de sistema de gestão. Com o objetivo de otimizar os resultados da visita, deve ser considerado o melhor plano de atividades dentro do tempo disponível de modo que o avaliador concentre-se nas áreas de maior preocupação. Ao planejar a visita, o cliente poderá definir operações particulares do negócio a ser examinado. Isso pode envolver uma avaliação focada em uma área do negócio, atividade ou requisito da Norma. Alternativamente, a avaliação pode consistir em uma abordagem mais generalizada com amostragens de uma gama maior de áreas e atividades.
Relatório
As constatações serão reportadas, tanto verbal quanto formalmente, no final da visita. Caso contratado e acordado previamente, um relatório documentado é deixado com o cliente.
Relatório formal – Este é elaborado pelo avaliador em base diária num formato pré-acordado e encaminhado ao cliente pelo avaliador ou escritório do LRQA. O relatório tem um formato padrão que define o escopo da avaliação, registra as constatações e fornece informação para a certificação.
Registro de observações – Este é elaborado pelo avaliador durante a avaliação e uma cópia será entregue ao cliente no término da visita. O relatório é elaborado usando-se o Relatório de Visita do LRQA padrão com as constatações graduadas. O método de reportar é o mesmo da avaliação de certificação. A graduação das constatações permitirá focar atenção naquelas áreas do sistema de gestão onde poderá ser requerido trabalho adicional antes do processo de certificação.
Os relatórios detalharão as conclusões e recomendações do avaliador referentes à prontidão para a avaliação de certificação da empresa. Assegura-se a confidencialidade. Não será repassada qualquer informação obtida de sua organização (incluindo-se o conteúdo dos relatórios) a qualquer outra pessoa ou organização sem sua permisão (exceto se requisitado pelo órgão acreditador caso seja dada continuidade com a avaliação de certificação).
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