Informações Úteis

Procedimentos para a Certificação

Nota de Informação ao Cliente
Análise de Insuficiência (Gap Analysis) e Avaliações Preliminares

Introdução

Esta Nota de Informação ao Cliente oferece-lhe informações sobre outros serviços de avaliação prestados pelo LRQA que não resultam em certificação.

Há dois tipos de avaliação:

• Análise de Insuficiência (Gap Analysis) – Esta avaliação analisa como o sistema de gestão abordou, ou planeja abordar, os requisitos de uma norma de avaliação. O avaliador informará as “insuficiências” no sistema e identificará o que precisa ser feito para eliminá-las. 
• Avaliação Preliminar – Analisa o sistema de gestão contra elementos específicos de uma norma de avaliação. O programa da visita é estabelecido pelo cliente e não precisa abranger todas as cláusulas da norma. A avaliação serve como um teste anterior à certificação ou verificação e identifica as áreas que precisam de atenção.

A finalidade de ambos os tipos de avaliação é o LRQA examinar e informar sobre o seu sistema de gestão. O grau de preparação para a avaliação de certificação de partes individuais ou de todo o sistema será determinado. 

A visita também oferece uma oportunidade para discussão sobre os pontos de preocupação com relação ao seu sistema ou o processo de avaliação. O enfoque adotado pelos avaliadores é concebido para “adicionar valor” mediante uma atitude franca, solícita e construtiva. A avaliação o ajudará a identificar deficiências do sistema de gestão e possibilitará ao avaliador estimar prazos realistas para a avaliação de certificação. Caso a avaliação revele uma deficiência importante, é essencial que você espere durante um período de consolidação e maturação antes da avaliação de certificação.

 As avaliações deste tipo estão sujeitas a limitações de tempo e a uma técnica de amostragem restrita. Elas se concentram na interpretação e implementação dos requisitos relevantes ao invés de na conformidade detalhada. A amostragem dentro de áreas escolhidas oferecerá orientação quanto a pontos fortes e fracos. Contudo, deve ser reconhecido que a ausência de comentários desfavoráveis sobre qualquer área ou departamento, ou elemento do sistema, não implica conformidade.

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Preparação da Visita

O programa da avaliação é combinado antes da visita, considerando-se a duração estabelecida e acordada contratualmente. 

Será proveitoso que o avaliador seja acompanhado por alguém que entenda os seus sistemas para esclarecer questões levantadas e anotar os pontos fracos ou que preocupam. O representante poderá então informar as constatações clara e rapidamente ao pessoal relevante da empresa. O avaliador fará contato prévio para discutir o programa e o apoio logístico para a visita.

 As Avaliações Preliminares diferem de uma avaliação de certificação quanto ao programa poder ser estabelecido por você, não precisando cobrir todas as cláusulas da norma. A fim de obter o máximo benefício da visita, você deve fazer um bom planejamento das atividades para o tempo disponível, de maneira que o avaliador se concentre nas principais áreas de preocupação. Na determinação do programa, você poderá solicitar que sejam examinadas operações particulares do negócio. Isto poderá envolver uma avaliação concentrada numa área de negócio, atividade ou cláusula da norma em questão. Alternativamente, a avaliação poderá consistir de um enfoque mais generalizado, com amostras tomadas de uma ampla gama de áreas e atividades.

 As Análises de Insuficiência (Gap Analyses) têm um enfoque mais amplo e examinam o seu sistema de gestão e procedimentos existentes contra todos os requisitos de uma norma ou as modificações de uma norma revisada, visando fornecer um diagnóstico de como o delineamento do seu sistema está em relação aos requisitos da norma.

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Relatórios

As constatações da avaliação serão informadas verbalmente quando da conclusão da visita, de forma resumida, em uma Reunião de Encerramento.

Um relatório é gerado pelo avaliador durante a avaliação e uma cópia é deixada no fim da visita. É  preparado de acordo com o Relatório de Visita padrão do LRQA e as constatações são graduadas.  O método do relatório é o mesmo que o usado na avaliação de certificação. A graduação das constatações o possibilitará concentrar a atenção nas áreas do sistema que exigem um esforço adicional antes do processo de certificação.

Os relatórios detalharão as conclusões e recomendações do avaliador com relação à preparação da sua empresa para a avaliação de certificação. Garante-se a confidencialidade.  Nenhuma das informações reunidas pelo LRQA a respeito da sua organização, incluindo o conteúdo dos relatórios, será revelado a terceiros sem a sua autorização escrita, exceto quanto ao requerido pelo órgão de credenciamento.

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Foi tomado todo o cuidado para que o teor desta Nota de Informação ao Cliente fosse preciso na ocasião de sua emissão. No entanto, os requisitos em que este documento se baseia estão sujeitos a alterações e, se tiver dúvidas, por favor procure o seu escritório local para assegurar-se de que dispõe da última versão.