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Nota de Informação ao Cliente
Processo de Auditoria - ISO / TS 16949

Visão geral

Essa Nota de Informação ao Cliente visa esclarecer os principais passos do processo de auditoria e certificação segundo a norma ISO/TS 16949.  Cada etapa será conduzida de acordo com o “Esquema de Certificação Automotiva para ISO/TS 16949 – Regras para obtenção do reconhecimento IATF”, ou simplesmente “Regras”. As “Regras” são emitidas pelo “International Automotive Task Force (IATF)”. O atendimento às “Regras”, pelos Organismos Certificadores, é obrigatório para que o certificado ISO/TS 16949 seja válido e reconhecido. No entanto, o conhecimento das mesmas pelas Organizações as quais pleiteiam a certificação também as auxilia no processo. As “Regras” podem ser adquiridas pela internet no “site” oficial do IATF (o endereço está disponível no final deste documento). Alguns pontos das “Regras” fazem parte do contrato do LRQA.

O processo de auditoria ISO/TS 16949 inclui duas visitas na Planta de Manufatura antes que seja feita a recomendação para certificação. Essas duas visitas são denominadas como:

• Estágio 1 [análise de prontidão e planejamento da visita] e
• Estágio 2 [auditoria inicial].

Quando emitido, o certificado de aprovação é válido por três anos. A data de validade é registrada no certificado. O certificado é mantido através de visitas de manutenção periódicas na Planta de Manufatura em intervalos pré-definidos. Antes do vencimento da aprovação, uma  auditoria de renovação da certificação é conduzida. Um novo certificado é emitido com validade de três anos.

A cada visita, os auditores procuram aplicar uma abordagem prática e objetiva no processo da auditoria com o objetivo de agregar valor para o seu Negócio.

Antes da visita são acordados as datas, horários de início e encerramento, o time de auditoria, duração e quais processos serão avaliados. Será produzido um relatório em português, ou em outro idioma previamente acordado, e entregue ao final da auditoria.

Escopo e elegibilidade

O esquema se aplica às Organizações as quais produzem materiais, peças ou sistemas que fazem parte de um veículo automotivo. Também se aplica às Organizações as quais entregam serviços tais como: solda, tratamento térmico, tratamento superficial, pintura e outros serviços de acabamento.

“Automotivo” abrange: carros, caminhões, ônibus e motocicletas.

Não são elegíveis para certificação ISO/TS 16949:

• locais onde não se conduz algum tipo de atividade de manufatura.  Por exemplo: centros de projeto, centros de distribuição e escritórios de vendas;
• peças para o mercado de reposição: peças de reposição não compradas  ou distribuídas por um cliente OEM para as aplicações de serviço e que podem ter sido manufaturadas com ou sem as especificações originais da montadora;
• materiais, peças ou sistemas para veículos para aplicação industrial, agricultura ou fora de estrada (por exemplo: mineração, florestal e construção).

A Organização pode ser elegível à certificação ISO/TS 16949 mesmo que, atualmente, não atenda aos critérios de elegibilidade. Isso, desde que a mesma esteja em processo de cotação com algum cliente OEM ou que pertença à cadeia automotiva.

Estágio 1 – Análise de Prontidão e planejamento da avaliação
Propósito da visita

Esta visita tem os seguintes objetivos:

• analisar se a Organização está pronta para a auditoria inicial ISO/TS 16949;
• confirmar o escopo da auditoria, ou seja, os produtos, atividades e serviços que serão cobertos pela aprovação ISO/TS 16949;
• confirmar os locais a serem auditados (incluindo todas as funções de suporte remotas) - veja Nota 1;
• identificar quais Clientes, e respectivos requisitos específicos, os quais farão parte dos critérios da auditoria ISO/TS 16949;
• coletar informação suficiente sobre a Organização, seus processos e atividades de forma a elaborar um plano para a próxima visita (visita de estágio 2);
• responder quaisquer questões sobre a prestação dos nossos serviços.

A visita terá a duração de um a dois dias.  Os pontos frágeis ou omissões no sistema de gestão, identificados na visita de análise de prontidão, deverão ser corrigidos antes da auditoria de estágio 2.

Nota 1 – uma função de suporte é aquela função não manufatureira que suporta uma Planta de Manufatura (por exemplo: escritório de vendas, escritório de compras, almoxarifado, etc):

• pode estar localizada em uma Planta de Manufatura mas servir à várias Plantas; pode estar localizada em um local remoto (por exemplo: um centro de projeto em local separado).

Preparação para a visita

A seguinte documentação deve estar disponível para que o auditor faça a análise crítica:

• uma descrição dos processos do sistema de gestão da qualidade, sua sequência e interação, incluindo a consideração à quaisquer processos terceirizados;
• indicadores-chave e tendências de desempenho dos últimos 12 meses, no mínimo;
• evidência de que todos os requisitos da ISO/TS 16949 são considerados nos processos do Sistema de Gestão;
• manual da qualidade, incluindo a interação com as funções de suporte, na Planta de Manufatura ou remotas;
• registros da realização de auditorias internas e análise crítica pela Direção;
• uma lista dos auditores internos qualificados e o(s) critério(s) de qualificação;
• uma lista dos clientes aplicáveis ao escopo da auditoria ISO/TS 16949 e que possuem requisitos específicos, os quais serão incluídos nos critérios da auditoria (por exemplo, Ford, General Motors);
• informação sobre a satisfação e reclamações dos clientes (por exemplo, revogação do Q1 da Ford, GM “new business hold”) incluindo os relatórios e indicadores dos clientes (por exemplo, Ford SIMS, GM 6 – Panel Charts); 

Planejando e conduzindo a visita

Após análise crítica das informações, o auditor estabelecerá um plano para a visita.  Tipicamente este plano contém:

• reunião de abertura – o auditor explicará como o time de auditoria irá conduzir a auditoria, o método e o relatório, e irá confirmar o escopo da certificação ISO/TS 16949;
• confirmação de informações – o auditor irá confirmar as informações sobre a Organização. Essa confirmação pode incluir os seguintes detalhes:
• as Plantas de Manufatura e as funções remotas de suporte associadas que serão incluídas na auditoria;
• quantidade de pessoas envolvidas no escopo de certificação;
• turnos de produção (horários, turnos fixos que trabalham aos finais de semana e etc);
• responsabilidade pelo projeto do produto;
• certificação atual incluindo detalhes das auditorias das funções remotas de suporte conduzidas por outro Organismo de Certificação (se aplicável);
• o auditor irá fazer uma análise crítica da documentação do sistema de gestão da qualidade (veja ‘Preparando a visita’ abaixo)
• visita à Planta – o auditor irá fazer uma visita à Planta para:
• confirmar os processos e produtos abrangidos pelo sistema de gestão da qualidade;
• identificar os processos a serem auditados como planejamento da auditoria de Estágio 2;
• um relatório é produzido contendo uma descrição detalhada dos pontos positivos e dos pontos de preocupação que deverão ser corrigidos antes da auditoria de estágio 2. O relatório apresentará a conclusão sobre a prontidão ou não do sistema de gestão seguir para o estágio 2;
• um plano detalhado para a visita de estágio 2 será elaborado, caso a Organização seja considerada como “pronta” para a continuidade do processo;
• Na reunião de encerramento, o auditor:
• apresenta um sumário das constatações da auditoria com referência ao relatório do estágio 1;
• acordar os detalhes para a próxima visita;

Resultado da auditoria

Uma Organização não estará apta a prosseguir para a visita de estágio 2 nas seguintes situações:

• qualquer documentação requerida e necessária para a “Preparação da Visita” acima não estiver disponível ou não estiver completa na visita de estágio 1, ou
• for identificada uma questão que poderia resultar em não-conformidade graduada como maior.

O processo de certificação deve recomeçar com nova visita de estágio 1.

Estágio 2 – Auditoria de certificação
Propósito da visita

O propósito da auditoria de estágio 2 é avaliar o grau de implementação e eficácia do sistema de gestão.

A visita de estágio 2 confirma que:

• as políticas, objetivos, programas e procedimentos estão efetivamente implementados na prática;
• existe uma abordagem planejada e sistemática para a melhoria;
• os processos estão sendo geridos de modo efetivo;
• o sistema de gestão atende todos os requisitos da norma e dos requisitos específicos dos clientes aplicáveis;

Conduzindo a visita

A auditoria é conduzida conforme o plano preparado durante a visita de estágio 1. Os membros do time de auditoria avaliarão os processos. Colaboradores da Organização atuarão como guias, os quais têm o papel de testemunhar e ajudar para que a auditoria ocorra de forma tranquila. Consultores da Organização não poderão fazer parte da auditoria. A auditoria de estágio 2 inclui uma entrevista com a Alta Direção que possui autoridade e responsabilidade pelo sistema de gestão.

O time de auditoria relatará qualquer constatação relativa a:

• acompanhamento das constatações da visita de estágio 1;
• atividades, produtos e serviços identificados e acordados dentro do escopo da auditoria;
• o quanto o sistema de gestão está sendo efetivo na consecução da política da qualidade incluindo a melhoria contínua e satisfação dos clientes;
• os controles implementados para gestão dos processos de realização do produto;
• progresso para a consecução dos objetivos através de programas de gestão;
• os sistemas implementados requeridos pelo sistema de gestão e a manutenção de registros apropriados;
• os monitoramentos implementados para avaliar como o desempenho do sistema de gestão está em relação aos seus objetivos;
• o quanto a Alta Direção está comprometida como o sistema de gestão, e
• o quão estão sendo efetivas as sistemáticas de auditoria interna, ações corretivas, preventivas e análise crítica do sistema de gestão;

O time de auditoria estabelecerá uma reunião diária para discussão das eventuais constatações. Representantes dos processos auditados devem estar presentes a fim de confirmar que estas constatações foram aceitas. Por favor, veja a seção “Relatório”, abaixo, para mais informações de como o LRQA gradua as constatações. Não é permitido que o time de auditoria, durante a  visita, faça análise crítica de qualquer ação corretiva que tenha sido tomada em virtude de não-conformidade identificada durante a própria visita.

A visita termina com uma reunião de encerramento para apresentação do sumário das constatações, e para planejamento do próximo estágio do processo de auditoria.

Resultado da visita

Um relatório completo será entregue para o Representante da Direção ao término da visita. Se não forem reportadas quaisquer não-conformidades (graduadas como maior ou menor), o auditor irá recomendar a certificação (a emissão do certificado de aprovação dependerá de uma revisão técnica conduzida de forma independente no escritório do LRQA). Entretanto, se não-conformidades forem identificadas (graduadas como maior ou menor), o auditor não poderá fazer a recomendação para certificação. Neste caso:

• será requerida a determinação da causa raiz, descrição da contenção e a ação corretiva sistêmica que será implementada para cada não-conformidade identificada;
• uma visita de acompanhamento (follow-up) será necessária para verificar a eficácia das ações implementadas. Esta visita deverá ocorrer em até 90 dias do último dia da visita de estágio 2. O auditor líder fará o planejamento desta visita de acompanhamento.
• no final da visita de acompanhamento, a recomendação para certificação será feita se todas as não-conformidades forem encerradas ou estiverem na situação de 100% resolvidas. A definição de uma não-conformidade 100% resolvida está na seção “Definições do IATF”.

Manutenção e Renovação da Certificação

O certificado de aprovação é válido por um período de três anos. A data de vencimento está registrada no certificado. Para que o certificado mantenha-se válido, auditorias de manutenção periódicas são conduzidas, na Organização, em intervalos pré-definidos. Antes que o certificado tenha sua validade vencida, uma auditoria de renovação da certificação é conduzida segundo as regras aplicadas na auditoria de estágio 2.

Planejamento prévio da auditoria

Com uma antecedência de aproximadamente 30 dias de cada auditoria de manutenção e renovação da certificação, será conduzida uma avaliação de planejamento que pode ser no “site” ou remota com as seguinte informações:

• quaisquer mudanças que ocorreram no sistema de gestão desde a última visita incluindo: estrutura organizacional, processos, atividades e “interfaces” com as funções remotas de suporte
• novos clientes que subscrevam a ISO/TS e seus requisitos específicos
• mudanças nos requisitos específicos dos clientes atuais
• dados de desempenho sobre os clientes e internos da organização, auditorias internas do sistema de gestão, processo e produto e análise crítica pela Direção
• sumário com dados sobre a satisfação dos clientes e suas reclamações, incluindo os relatórios de desempenho dos clientes, “scorecards” e detalhes se a organização está em alguma condição especial imposta pelos clientes
• situação das ações corretivas que devem ser acompanhadas pelo LRQA de visitas anteriores (não-conformidades 100% resolvidas)

Estas informações serão usadas para o desenvolvimento de um plano de auditoria pelo auditor líder. O plano de auditoria será enviado para a Organização antes da visita programada (manutenção ou renovação da certificação). Esta atividade pode ser conduzida de forma remota ou presencial e tem uma duração inicialmente planejada de meio dia de trabalho.

Visitas de manutenção
Propósito da visita

As auditorias de manutenção têm o objetivo de confirmar se o  sistema de gestão continua:

• a ser mantido adequadamente;
• em operação, e
• implementando melhorias contínuas

Agendamento da visita

As visitas de manutenção são agendadas a partir do último dia da auditoria de estágio 2 (ou do último dia da auditoria de renovação da certificação). A visita de manutenção deverá ocorrer dentro dos seguintes intervalos permitidos:

É importante ressaltar que o intervalo entre manutenções está acordado em contrato e, pelas “Regras”, não poderá ser alterado durante os três anos de validade do certificado. O desrespeito dos intervalos entre manutenções inicia o processo de cancelamento da certificação da Organização.

Conduzindo a visita

O auditor irá confirmar o plano de auditoria durante a reunião de abertura. O plano pode ser revisado para refletir quaisquer alterações ou informações novas, relevantes para o processo de auditoria. Depois de acordado o plano entre o auditor líder e a Organização, a visita transcorrerá conforme estabelecido.

É importante ressaltar que todas as visitas de manutenção devem incluir as atividades de manufatura e estas atividades devem ser auditadas em todos os turnos de produção, inclusive turnos fixos que operem aos finais de semana.

Ao final da auditoria, uma reunião de fechamento é conduzida com o objetivo de apresentar um sumário das constatações e recomendações.

Resultado da visita

Se não forem identificadas não-conformidades (graduadas como maiores ou menores), o auditor irá recomendar a manutenção da certificação.

Caso não-conformidades sejam identificadas (graduadas como maiores ou menores), será conduzida uma revisão técnica destas constatações por um auditor qualificado e independente que decidirá ser a certificação deve ser ou não suspensa. Esse é a primeira fase do processo de cancelamento da certificação do IATF. Para não-conformidades maiores, será requerido que a causa raiz seja determinada e a contenção implementada dentro de vinte (20) dias a partir do último dia da visita de manutenção. Evidências da determinação da causa-raiz e da implementação das ações de contenção deverão ser enviadas ao LRQA. O tempo necessário para esta análise será determinado pelo auditor líder no final da auditoria de manutenção. De acordo com a análise das informações pelo revisor técnico, pode ser dada ou não continuidade ao processo de cancelamento da certificação. O processo de cancelamento da certificação também irá prosseguir se as informações requeridas não forem fornecidas (identificação da causa raiz, ações de contenção e ações corretivas planejadas) dentro do prazo estipulado.

No caso de suspensão da certificação, o LRQA encaminhará uma comunicação formal para a organização. Nesta comunicação formal estarão descritas a(s) razão(ões) da suspensão e serão requeridos detalhes da determinação da causa raiz, correção (se aplicável), plano de ação corretiva e evidências da ação corretiva sistêmica. Uma auditoria de acompanhamento (“follow-up”) em até noventa dias à partir do último dia da visita de manutenção, será necessária para verificação da eficácia das ações corretivas implementadas. Caso as ações corretivas sejam consideradas eficazes, a certificação retornará a situação inicial. A certificação é válida e reconhecida pelo IATF durante o período de suspensão.

Se a certificação não for suspensa, será requerido para cada não-conformidade: detalhes da determinação da causa raiz, correção (se aplicável), plano de ação corretiva e evidências da ação corretiva sistêmica. A verificação da eficácia destas ações será feita em visita de acompanhamento (especial) dentro de 90 dias do último dia da visita de manutenção. O auditor líder define se a visita de acompanhamento (especial) deverá ser na Planta de Manufatura ou remota. É importante ressaltar que não-conformidades maiores necessariamente serão verificadas na Planta de Manufatura.

Visitas de renovação da certificação
Propósito da visita

Avaliar a conformidade e efetividade do sistema de gestão como um todo, e a continuidade da relevância e aplicabilidade do escopo de certificação.

Agendando a visita

O agendamento da visita de renovação da certificação ocorre dentro de um período de três anos (menos três meses, mais zero mês) do último dia da visita de estágio 2 (ou do último dia da visita de renovação da certificação anterior). O agendamento tem o objetivo de assegurar que os prazos requeridos sejam cumpridos, ou seja, que a visita de renovação da certificação, eventual visita de acompanhamento (“follow-up”) e revisão técnica para autorização da emissão do certificado ocorram antes do vencimento da validade do certificado atual.

De acordo com as “Regras”, a cada visita de renovação da certificação, um novo time de auditoria é designado e pelo menos um auditor do novo time permanece nas visitas de manutenção subsequentes.

Conduzindo a visita

O auditor líder irá confirmar o plano prévio da visita durante a reunião de abertura. O plano pode ser revisado para refletir quaisquer alterações ou informações novas relevantes para o processo de auditoria. Depois de acordado o plano entre o auditor líder e a Organização, a visita será conduzida conforme estabelecido.

Resultado da visita

Um relatório completo será entregue para o Representante da Direção ao término da visita. Se não forem reportadas quaisquer não-conformidades (graduadas como maior ou menor), o auditor irá recomendar a renovação da certificação (a emissão do certificado de aprovação dependerá de uma revisão técnica conduzida de forma independente no escritório do LRQA).

Entretanto, se não-conformidades forem identificadas (graduadas como maior ou menor), o auditor não poderá fazer a recomendação para renovação da certificação.

Nesse caso:

• será requerida a determinação da causa raiz, descrição da contenção e a ação corretiva sistêmica que será implementada para cada não-conformidade identificada;
• uma visita de acompanhamento (follow-up) será necessária para verificar a eficácia das ações implementadas. Esta visita deverá ocorrer em até 90 dias do último dia da visita de renovação da certificação. O auditor líder fará o planejamento desta visita de acompanhamento.
• no final da visita de acompanhamento, a recomendação para certificação será feita se todas as não-conformidades forem encerradas ou estiverem na situação de 100% resolvidas. A definição de uma não-conformidade 100% resolvida está na seção “Definições do IATF”.

Relatório

Os relatórios elaborados nas visitas de estágio 2, manutenção e renovação da certificação são similares. Nestes documentos são registrados as constatações da visita, progresso em relação ao plano de auditoria, comentários positivos, e também os pontos de clarificação e interpretação. As constatações da visita são relatadas no campo “Registro das Constatações” sendo graduadas como Não-Conformidade Maior ou Não-Conformidade Menor. Por favor veja a seção “Definições do IATF” abaixo para mais informações.

Também são relatados os pontos do sistema de gestão que podem ser melhorados. Nesses casos, o sistema de gestão está em conformidade com a norma porém o auditor identificou que o desempenho do processo pode ser melhor e então uma sugestão para melhoria é registrada junto às informações sobre o processo auditado.

Tipicamente, essas sugestões de melhoria podem ser:

• informação de domínio público;
• boas práticas da indústria, ou
• transferência de boa prática de uma parte para outra da mesma organização;

Banco de dados global do IATF

O LRQA insere detalhes sobre cada visita e sobre o certificado de aprovação dentro do banco de dados global do IATF. Este é um requisito das Regras do IATF.

Definições do IATF
Não-conformidade Maior

Uma Não-conformidade Maior é uma ou mais das seguintes situações:

• ausência ou ruptura total de um sistema em atender a um requisito ISO/TS 16949. Um número de não-conformidades menores em um dado requisito pode representar uma ruptura total do sistema, e assim ser considerada uma não-conformidade maior
• qualquer descumprimento aos requisitos que resultasse no provável embarque de produto não-conforme. Uma condição que pode resultar em uma falha ou reduzir a usabilidade do produto ou serviço no seu propósito pretendido.
• um descumprimento aos requisitos, onde o julgamento e a experiência provavelmente indiquem que este resultaria na falha do sistema de gestão da qualidade, ou reduziria sua capacidade em garantir processos e produtos sob condições controladas.

Não-conformidade Menor

É uma falha em atender à ISO/TS 16949, onde o julgamento e a experiência provavelmente indiquem que esta não resultaria numa falha do sistema de gestão da qualidade, ou reduziria sua capacidade em garantir processos e produtos sob condições controladas. Isto pode ser indicado por:

• uma falha em alguma parte do sistema de gestão da qualidade do cliente referente à ISO/TS 16949
• um lapso pontual observado no atendimento de um item do sistema de gestão da qualidade da empresa.

100% Resolvida é:

• a contenção da condição para evitar risco ao cliente da organização

• uma evidência documentada tal como um plano de ação, instruções, registros para demonstrar a eliminação da condição de não-conformidade, incluindo atribuição de responsabilidades ou verificação através de visita de acompanhamento.

Amostragem

É importante ressaltar que mesmo que um problema não seja identificado em um processo ou atividade, isto não necessariamente significa que não existam problemas. Como o trabalho de auditoria é baseado em técnicas de amostragem, estatisticamente existe sempre a possibilidade que problemas não sejam identificados durante a auditoria. Este conceito aplica-se também quando a própria organização audita o seu sistema de gestão.

Confidencialidade

Nenhuma informação coletada durante o processo de auditoria sobre a organização (incluindo o conteúdo do relatório) será passada a outra pessoa ou organização (exceto as informações requeridas pelo IATF).

Informações adicionais

Informações adicionais sobre o IATF e o esquema de certificação ISO/TS 16949 podem ser obtidas através da página do IATF no seguinte endereço eletrônico: http://www.iatfglobaloversight.org

Para descobrir mais sobre como o LRQA pode ajudar o seu Negócio a manter-se competitivo, por favor visite a nossa página no seguinte endereço eletrônico: www.lrqa.com.br

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Foi tomado todo o cuidado para que o teor desta Nota de Informação ao Cliente fosse preciso na ocasião de sua emissão. No entanto, os requisitos em que este documento se baseia estão sujeitos a alterações e, se tiver dúvidas, por favor procure o seu escritório local para assegurar-se de que dispõe da última versão.

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